Se você contratou o software odontológico e não sabe por onde começar, confira o passo a passo de como abandonar de vez o papel e tornar sua clínica digital.

Para quem ainda não saiu do papel, o Simples Dental é a opção mais completa e simples para organizar e ter total controle da gestão da sua clínica.

Com funcionalidades para gestão de agenda, prontuários online, controle financeiro, marketing e vendas e integração com WhatsApp, o sistema possibilita inúmeros benefícios no dia a dia da clínica, como otimização de tempo, centralização de informações, automação de consultas e redução de custos.

O software é totalmente online e oferece três opções de planos.

Neste artigo, confira na prática como usar todo o potencial do Simples Dental para sair definitivamente do papel.

1 → O que você deve fazer primeiro

Para começar sua migração para o digital, primeiro é preciso preencher os dados do administrador da forma mais completa possível.

Esse perfil é o que vai cadastrar e dar permissão para todas as outras pessoas usuárias do sistema, incluindo a definição de autorizações de acesso à agenda, fichas de paciente, comunicação, vendas, entre outras funcionalidades conforme fizer sentido aos profissionais.

Segundo Eduardo Bergmann, coordenador de sucesso do cliente da Simples Dental, esse recurso garante também a segurança das informações, por meio das restrições de perfis, para que não haja, por exemplo, vazamento de dados.

“É importante configurar as permissões da equipe para que a clínica se certifique de que pessoas sem autorização não tenham acesso a informações sensíveis e sigilosas, não só referente aos pacientes mas também em relação ao negócio, como dados financeiros, por exemplo”, explica.

Nessa primeira etapa, cadastrar também as informações da clínica, como nome, endereço e horário de atendimento, irá facilitar nas demais configurações de recursos do software, como a emissão de documentos, por exemplo.

“Se a clínica não preencher esses dados corretamente, os documentos emitidos pelo sistema vão ser impressos incompletos”, orienta Eduardo.

2 → Cadastrando profissionais

Ao cadastrar os perfis da sua equipe, é possível ter a visualização da agenda de cada profissional, o que permite gerenciar com mais eficiência todas as consultas da clínica.

Além da rotina da equipe se tornar mais prática e organizada, pois cada pessoa também pode utilizar sua agenda de forma individual, o recurso facilita o controle de cadeiras e comissões de cada dentista.

“É muito importante também cadastrar a secretária, para que ela possa fazer o acompanhamento de todas as consultas da clínica ou consultório e auxiliar esses profissionais”, orienta Ramon Maciel, dentista e CEO da Simples Dental.

Para isso, é preciso acessar o menu “Ajustes”, clicar na aba “Equipe” e depois no botão “Novo Profissional”. O sistema vai abrir um pop up para adicionar o e-mail do profissional e selecionar o tipo de permissão.

Envio e validação de convites

Após esse processo, o software envia convites para todos os e-mails cadastrados de cada perfil.

É essencial orientar a equipe para conferir as caixas de e-mail, inclusive o spam, e incentivar para que todos aceitem os convites, baixem o aplicativo e utilizem suas respectivas agenda, trabalhando uma nova cultura digital dentro da clínica.

3 → Baixando o aplicativo Simples Dental Mobile

O aplicativo do Simples Dental é uma versão mobile do sistema para a dentista ou o dentista acessá-lo de onde estiver pelo mobile, em que é possível:

• Cadastrar pacientes
• Cadastrar consultas
• Cadastrar compromissos
• Cadastrar profissionais e editar suas permissões
• Conferir as principais informações da ficha de pacientes

De acordo com Eduardo Bergmann, é fundamental que, ao adotar a ferramenta para a gestão da clínica, todos os profissionais colaborem e engajem na implementação e façam bom uso da plataforma.

“A clínica contrata o sistema para melhorar os resultados e ter sucesso, então é preciso que todos os profissionais comprem a ideia, baixem o aplicativo e utilizem o software. Caso contrário, a clínica vai ter dificuldade durante a implementação e, consequentemente, vai ter problemas de organização e gestão, que podem interferir diretamente nos resultados”, explica.

O aplicativo também permite adicionar imagens e bater fotos diretamente do seu dispositivo móvel, que facilitam, por exemplo, fazer o diagnóstico e o planejamento dos procedimentos odontológicos, acompanhar os resultados dos tratamentos e identificar problemas e melhorias que podem ser feitas nos próximos atendimentos.

O app está disponível para iOS e Android. Para baixar, basta acessá-lo na loja de aplicativos do seu dispositivo.

4 → Como migrar as consultas para o software

Após esses primeiros passos, é hora de começar a transferir as consultas que estão no papel para o software.

Nesta etapa é preciso ressaltar um ponto de atenção: um dos principais erros das pessoas usuárias é perder tempo cadastrando todos os pacientes da clínica, mesmo aqueles que estão inativos, ao invés de dar prioridade à sua agenda.

Segundo Ramon Maciel, não é preciso se preocupar em cadastrar todos os pacientes nesse primeiro momento, mas sim passar suas consultas para o software.

“O ideal é que esses profissionais ou suas secretárias cadastrem, por exemplo, toda aquela semana de consultas no sistema, com os respectivos pacientes. Completando essa tarefa, a semana seguinte deverá ser cadastrada e assim sucessivamente até que todas as consultas da agenda de papel estejam registradas na plataforma”, orienta.

Para cadastrar as consultas, basta acessar o menu “Agenda” e clicar em qualquer espaço livre ou no botão verde (+) no canto superior esquerdo da página. Então, é só preencher o nome do paciente e salvar.

O prazo recomendado para migrar todas as informações para o software é de uma semana. A partir do momento em que toda a agenda estiver cadastrada, todos os novos agendamentos devem ser feitos diretamente no software.

“É muito importante que, após o cadastro de todas as consultas, a agenda de papel seja descartada, para que ela não fique disponível e vire uma válvula de escape para os profissionais e a secretária”, explica Ramon.

5 → Digitalizando prontuários físicos com o aplicativo

Seguindo a mesma metodologia do cadastro de consultas, conforme os atendimentos forem realizados, os prontuários físicos dos pacientes devem ser digitalizados e salvos na ferramenta.

Para isso, basta fazer uma foto das fichas com o aplicativo do Simples Dental e anexar a imagem ao cadastro do paciente.

Com os prontuários no sistema, os arquivos físicos ainda precisam ser armazenados pelo tempo determinado pela legislação: 10 anos após o último comparecimento do paciente no consultório.

Porém, para as fichas dos novos pacientes, as informações podem ser cadastradas direto no sistema, sem a necessidade de registro em papel.

De acordo com Cláudia Sens, dentista e cliente da Simples Dental, quando ainda tinha as fichas dos pacientes em papel, muitas vezes surgiam dúvidas sobre os agendamentos.

“Antes acontecia de olhar para a agenda e me perguntar ‘por que essa pessoa está agendada? O que eu tenho pra fazer nela?’. Agora eu olho o prontuário no aplicativo e é muito mais prático. Analisando hoje eu penso: por que eu não mudei antes?’”, comenta.

Ainda segundo ela, a ferramenta possibilita também saber como será seu dia. “Se está muito cansativo, o que é preciso fazer, se é necessário conversar com alguém, entre outras coisas que permitem eu me planejar da melhor forma”, explica Cláudia.

Alessandra Xavier, coordenadora de suporte ao cliente da Simples Dental, ainda ressalta a facilidade de ter essas informações no próprio bolso.

“Mesmo fora da clínica, é possível acessar as fichas dos pacientes, sem depender de inúmeros papéis ou mesmo da secretária, de forma rápida e segura”, explica.

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*Este conteúdo será atualizado nas próximas semanas.