Eu queria muito atender pacientes, mas não tinha dinheiro para montar meu consultório. Nessa época, já estava dando aula em algumas faculdades e comecei a distribuir currículos em clínicas. Em pouco tempo, já não estava mais preocupado em ganhar ou não ganhar dinheiro.

A minha maior preocupação tinha se tornado não conseguir um local para atender. Acredite, o fato de ser professor assustava e quem me abriu as portas foi a clínica popular.
Não tenho o que reclamar, mas para conciliar a vida de professor e dentista era difícil. Tinha um ritmo de vida frenético, rodava quase toda a cidade trabalhando manhã, tarde e noite.

Eu vivia cansado e irritado. E a desorganização dos lugares onde eu atendia me incomodava muito, principalmente, em relação à confirmação da agenda e financeiro. Então, tomei a decisão de alugar consultório por turnos para começar a atender meus pacientes particulares.

O problema era: Que pacientes particulares? Eu não conseguia captar pacientes!

1- Como captar pacientes?

Naquele ritmo eu não tinha tempo para isso, e pior ainda, quando captava eu não conseguia controlar a agenda, confirmar, cobrar. Tudo que me incomodava nos outros locais onde atendi ainda acontecia comigo. Era como ainda não te um foco na gestão odontológica. Mas agora eu não tinha mais para quem reclamar. Eu mesmo era o responsável.

Foi o primeiro passo para entender que tinha realmente que sair das populares e focar em conseguir pacientes, só não sabia como!

Quando saí, perdi metade das minhas receitas, mas ao mesmo tempo, eu ganhei tempo para poder me dedicar mais aos pacientes. Em 2014, eu passava horas tentando criar planilhas para cadastrar, controlar a frequência e o financeiro dos meus pacientes. O agendamento ainda era totalmente feito na agenda de papel.

Eu já tinha estabilidade financeira com as aulas, atendimento em uma clínica odontológica por percentual e aluguel de dois turnos em um consultório. Estava confortável naquela situação. Mas de repente: o dono da clínica pediu para eu sair, pois não estava satisfeito com minhas reclamações.

E ao mesmo tempo, a dona do consultório que eu alugava turnos, me informou que iria mudar de cidade. E me avisou que eu deveria escolher entre ficar com o consultório todos os dias ou encerrar o contrato. Era mais um desafio que eu precisava ter um olhar para a gestão odontológica a longo prazo.

2 – Ter o próprio consultório

Do dia para a noite lá estava eu novamente precisando tomar uma decisão importante. Criei coragem e decidi de uma vez por todas – parar de depender de decisões dos outros – para guiar o meu futuro. Foi então que resolvi alugar todos os turnos do consultório.

Os meses seguintes foram bem difíceis, por quase um ano tive que tirar dinheiro que eu ganhava nas faculdades para pagar os custos. Eu estava frustrado, pensando inclusive em parar de atender.

Comecei a estudar gestão cada vez mais, contratei uma secretária e fiz as primeiras ligações convidando alguns colegas. Deu certo, em pouco tempo o consultório estava funcionando de segunda à sábado de 8 às 21 horas. E outros problemas começaram a surgir, por exemplo: agenda!

Era impossível conciliar remarcações, retornos e agendamentos de tantos Dentistas utilizando Google agenda e ficha de papel. Então finalmente o Simples Dental entrou efetivamente em ação!

3 – Gestão odontológica gera lucro

Como o consultório tinha uma recepção muito pequena, o sistema de gestão passou a me permitir avaliar a rotina à distância. Assim, eu não precisava estar presencialmente para acompanhar o fluxo de caixa, controlar as faltas e verificar os tratamentos que estavam sendo feitos nos pacientes.

Eu comecei a acompanhar o financeiro de forma centralizada. Foi quando entendi que aquela única cadeira era rentável e tinha uma receita que girava em torno de 60 mil reais mensais. Antes, somente com as fichas de papel, eu sabia que as contas estavam se pagando, mas não tinha noção do todo (controle financeiro).

Com um sistema de gestão financeira para organizar as informações, uma boa equipe de dentistas e de suporte e uma sócia, consegui sonhar mais alto. Chegou a hora de planejar dar um passo a mais, sair daquele consultório e ir para um lugar maior.

Decidimos não fazer empréstimos, o planejado era que o consultório pudesse bancar a implementação da nova clínica. Três anos de lucro (entradas e saídas equilibradas) nos permitiram construir a @it.odonto como sonhamos: raio-x panorâmico, scanner, estúdio fotográfico. E contou um bom planejamento estratégico e estratégias de marketing.

Além disso, mesmo sendo uma clínica de Ortodontia, desde o primeiro mês de funcionamento em novembro de 2020, a @it.odonto sempre produziu acima dos seis dígitos de receita e tem faturamento anual de 2 milhões de reais.

4 – Solução baseada no Software odontológico

Todos os setores da clínica são controlados via Simples Dental e decisões importantes são tomadas baseadas nos dados obtidos do sistema. Levamos tão a sério a necessidade da ferramenta que, oferecemos treinamentos para todos os nossos colaboradores e os dentistas parceiros, e ainda pedimos que seja obrigatório o preenchimento a cada novo atendimento. Inclusive, essa atividade está prevista no contrato de prestação de serviço com estes profissionais.

Com todas as atividades de agendamento, orçamento, débito, fotografias, contrato, financeiro preenchidas nos campos adequados do nosso Simples Dental, eu posso fazer a gestão da clínica de qualquer lugar do mundo no dia a dia. E assim, tenho a liberdade que eu sempre sonhei.

Em uma cidade da Grande Florianópolis, antes mesmo de chegar à ilha, capital de Santa Catarina, uma clínica em particular — Cláudia Sens Odontologia, registra, desde o início de sua história, uma parceria humanizada com o Simples Dental.

A importância da empatia com o paciente, a prevenção e a promoção em saúde são os motivos pelos quais a dentista Cláudia Sens se inspira diariamente para exercer a profissão de Odontologia.

O primeiro passo para abrir a clínica foi entender que seu plano sempre foi oferecer a possibilidade do sorriso aos pacientes e considerar, acima de tudo, que é uma profissional de saúde.

A clínica Cláudia Sens Odontologia, localizada em Palhoça, já atendeu mais de 3 mil pacientes e realizou mais de 16 mil consultas, desde que integrou à rotina o uso de um software odontológico.

O começo dessa inovação foi em 2016, quando a dentista, especializada em periodontia, resolveu montar seu próprio negócio e trazer, na mudança, a experiência que já tinha com a agenda do Simples Dental.

A parceria surgiu com a ideia de diminuir gastos com espaço físico e arquivos. O sistema também tem auxiliado a profissional com a digitalização de prontuários, tornando a sua clínica cada vez mais digital.

1 → O começo

Há 10 anos atuando como dentista, Cláudia Sens decidiu pela Odontologia por acreditar no poder da prevenção, quando passou a entender melhor sobre a área e buscar algo que lhe desse autonomia.

Após se formar, aos 21 anos, trabalhou em várias clínicas antes de ter sua própria. Segundo ela, esse período lhe permitiu ter um panorama geral do mercado.

“Essa experiência foi essencial, pois aprendi muito: o que é bom, o que não é, o que eu queria fazer, o que não queria. Então, quando achei que estava madura o suficiente, resolvi montar meu negócio”, explica.

Foi nessa época que Claudia conheceu o Simples Dental, por meio da Dental Cremer | Henry Schein, quando uma das clínicas nas quais a dentista atendia resolveu migrar da agenda de papel para a agenda digital.

Cláudia Sens acredita no poder da prevenção e escolheu o Simples Dental para otimizar tempo, espaço e fluxo de pacientes.

A experiência foi positiva e levada para sua própria clínica. A informatização facilitou seu dia a dia e foi um upgrade na forma de enxergar a odontologia.

“Desde que eu abri a minha clínica eu já uso o Simples Dental como agenda, então eu nem sei o que é a pessoa me pedir para agendar um horário e eu não ter acesso à minha agenda”, confirma.

2 → Odontologia humanizada

Entender a realidade do paciente e a situação que estamos vivendo com a pandemia são essenciais para a realização da profissão. Principalmente, para lidar com expectativas do paciente e entender o financeiro.

Atendendo em sua clínica há cinco anos, ela se dedica principalmente à promoção da saúde e acredita que as pessoas precisam se preocupar muito mais com a prevenção do que apenas com a estética, cujos tratamentos vêm chamando mais a atenção nos últimos anos.

“Precisamos lembrar que somos profissionais da saúde acima de tudo e educar as pessoas sobre a odontologia preventiva, para evitar que elas cheguem a nós já com dor e medo, necessitando de tratamentos mais complexos e caros”, comenta.

Perspectivas sobre a Odontologia

Analisando sua própria trajetória, o orgulho vem à tona. “Eu sempre me mantive muito ética na profissão, de ser cuidadosa nos passos que eu dou e fiel aos meus valores. Sinto muito orgulho disso.”

Desde de que se formou, Claudia tem feito muitos cursos de atualização nos tratamentos disponíveis na clínica — periodontia, laserterapia e endodontia.

“São cursos de especialização, de final de semana, de 10 meses. Primeiro, não temos como abraçar todas as áreas. Eu demorei para aceitar essa ideia. Não é porque todo mundo está fazendo que necessariamente eu tenho que fazer e gostar daquilo”.

Se pudesse dar uma dica para os recém-formados em Odontologia, seria: “encontrar uma ou duas áreas que você gosta e focar nisso, não adianta querer abraçar o mundo”, aconselha.

3 → O diferencial com o Simples Dental

Cláudia se tornou cliente do software odontológico em uma Black Friday da Dental Cremer | Henry Schein, quando uma das clínicas em que atuava optou pela agenda digital. De lá pra cá, a parceria só aumentou.

Até 2021, Cláudia atendeu 3099 pacientes na sua clínica, em mais 16.504 consultas agendadas com o auxílio do Simples Dental.

Os pacientes costumam ser convertidos geralmente via google, indicação (particulares) ou da lista disponível de convênios.

Depois que conheceu o Simples Dental, as ferramentas de agenda e o prontuário digital se tornaram essenciais na gestão da sua clínica.

Para ela, os diferenciais em ter um software odontológico na clínica estão no atendimento ao cliente, melhorias contínuas no produto, no próprio layout, que é mais intuitivo do que os ofertados no mercado e o custo benefício dos planos.

Agenda online

A agenda online do Simples Dental se tornou um diferencial na gestão das consultas, desde a abertura da sua clínica.

Ainda mais por ter facilitado a mobilidade de acesso à agenda para marcação de consultas, de onde estiver e em qualquer horário, por meio do aplicativo mobile do Simples Dental, para iOS e
Android.

“Já aconteceu de eu estar em um churrasco e alguém me pedir para agendar. Não tem problema e muito menos tempo ruim, você já agenda”, conta.

Para ela, sem dúvidas a agenda online é muito necessária, ainda mais por considerar importantíssimo o avanço tecnológico.

“É um caminho sem volta. Odontologia Digital já é uma realidade, não é acessível ainda 100% a todo mundo, mas já é uma realidade. Se estamos fazendo modelo digital, por que vamos querer manter coisas bem mais básicas no papel? Eu vejo como uma questão das pessoas se adaptarem.”

Prontuário digital

Há pouco mais de um ano, Cláudia Sens começou a utilizar a ferramenta de prontuário digital, digitalizando os prontuários físicos da clínica. A demora para digitalizar os prontuários foi em razão das experiências passadas com outros softwares odontológicos.

“Eu tinha muito pé atrás, porque eu já tinha trabalhado em consultórios que usavam outros sistemas, travavam, tinham layouts muitos poluídos e feios. Eu tenho muita cisma com isso, de não ser um design legal e era muito complicado de lançar as coisas, só que o que aconteceu: eu comecei a ter que mandar fazer armário pra colocar prontuário na clínica. E, olhando hoje, eu penso: “como que eu não mudei antes?”.”

Segundo Ramon Maciel, dentista e CEO da Simples Dental, o primeiro passo para usar o software odontológico é cadastrar os novos pacientes.

Foi isso que aconteceu na Clínica Cláudia Sens Odontologia, a secretária iniciou com o cadastro dos prontuários dos novos pacientes e agora está anexando os antigos no sistema. Conforme seu tempo livre, vai alimentando o software com os documentos.

A mudança tem possibilitado a otimização do espaço físico da clínica e a redução de custos com a não utilização de papel. “Estamos ganhando cada vez mais espaço, em breve quero esgotar todos os prontuários físicos com todos cadastrados no sistema”, planeja.

O uso da ferramenta de prontuário digital tem agilizado os atendimentos e tornado mais prática a rotina na clínica Cláudia Sens. Antes era difícil compreender os agendamentos e os procedimentos a serem realizados.

“Se estou em casa e preciso desmarcar algum paciente, não preciso ir até a clínica. Antes, a minha secretária me perguntava alguma dúvida e eu tinha que falar pra ela pegar o prontuário, bater uma foto e me mandar. Hoje entro direto no app, sei o que precisa ser feito, então pra mim é muito mais prático”.

Além da praticidade, o prontuário digital auxilia na otimização do espaço, investindo em uma odontologia sem papel, como também no planejamento diário da rotina na clínica.

“Só de pensar que faz tão pouco tempo, há pouco mais de um ano, e na questão do espaço, a quantidade de prontuários de papel que eu não criei, já é uma economia. Fico pensando porque eu não usei antes o prontuário online”, relembra Cláudia.

4 → O futuro da clínica Cláudia Sens e da parceria com o Simples Dental

Além da parceria com o software odontológico, em 2022, a profissional pretende investir em mais uma oportunidade de vendas: tráfego pago nas redes sociais, alinhado ao trabalho educacional que já faz no Instagram e no Facebook.

Nas redes sociais, Cláudia tem investido em posts de esclarecimento de dúvidas dos procedimentos realizados na clínica, como também prevenção e cuidados com os dentes. Bem parecido com o seu primeiro projeto de educação em prevenção realizado no canal do Youtube da clínica.

Quando Cláudia Sens pensa sobre a continuidade da parceria com o Simples Dental, não tem dúvidas: “sem utilizar o sistema não é possível fazer a gestão da clínica, a agenda de papel eu não uso há muitos anos, não tem como voltar a usá-la”, finaliza.

Inovar com as surpresas do destino sempre foi o cotidiano dos odontólogos Nayara Nehring e Thiago da Silva. Há onze anos, eles se formaram no curso de Odontologia, da Universidade Federal do Paraná (UFPR), e se reencontraram nas suas primeiras experiências como profissionais formados, em Gravatá, no interior de Pernambuco (PE).

Após sete meses de trabalho em PE, eles deram os primeiros passos no que seria a idealização da sua própria clínica. Hoje, Nayara e Thiago são sócios na Clínica Meu Sorriso, e também uma família.

A clínica fica na “Capital da Louça” – Campo Largo, cidade da Região Metropolitana de Curitiba, onde há dez anos o casal constrói uma história de amor pela Odontologia.

E para se destacar entre as mais de 4 mil clínicas localizadas no estado do Paraná, eles investiram, há três anos, no Software Odontológico da Simples Dental. O foco inicial, relata Nayara, era melhorar a gestão, diminuir o uso de papel e modernizar seu trabalho.

1 → Reencontros com a Odontologia

Assim como o início da parceria, o amor pela Odontologia aconteceu de forma inesperada na vida de Nayara. “Passei por um procedimento odontológico que me fez conhecer melhor a área”, conta. Foi assim que ela se interessou pela Odontologia e, o destino transformou uma consulta em sua paixão.

As primeiras experiências profissionais foram repletas de curiosidades e grandes surpresas. Após a formatura, ela trabalhou no litoral do Paraná e em seguida no Nordeste do Brasil.

A ideia, segundo a dentista, era adquirir vivência prática no interior de Pernambuco, em Gravatá. Lá, além da prática, reencontrou Thiago. E, desde então, juntos vêm construindo um sonho e suas carreiras profissionais.

2 → A Odontologia em fazer o bem

O olhar apaixonado pela profissão vai além do consultório e das dimensões geográficas. Para Nayara, a odontologia é um ato de fazer bem ao próximo.

Ela é voluntária em um projeto social que leva a saúde bucal para as áreas ribeirinhas do Paraná, que atende centenas de pessoas . Segundo Nayara, o próximo passo é informatizar o projeto com o Simples Dental.

Para ela, fazer parte desses projetos resgata a odontologia por amor, tão presente na escolha pela profissão e no dia a dia da sala de aula.

“Depois de formados, vivemos um outro mundo aqui fora. Para mim fez bastante diferença quando eu comecei nos projetos sociais. Retomei esse amor pela profissão e vi como é bonito conseguir resgatar o sorriso de alguém”, conta Nayara.

Agora a ideia é levar a experiência do Simples Dental para a rotina do projeto, a fim de otimizar o cadastro dos pacientes e prontuários, a partir da agenda online. A apresentação do sistema aos voluntários deve acontecer ainda em novembro, após ação do projeto.

O software odontológico, segundo a dentista, irá auxiliar na consolidação dos dados dos pacientes, sem a necessidade do uso de papel. Como também, ajudar futuramente em pesquisas e trabalhos acadêmicos, desenvolvidos com o quantitativo e qualitativo das consultas realizadas pelo projeto social.

3 → Tecnologia no dia a dia na clínica odontológica

Qual o estrago que uma tempestade pode causar em uma clínica? Na prática vários, desde alagamentos até problemas no telhado, que acabam afetando não apenas o patrimônio da empresa, mas também seus dados, principalmente, se eles estão armazenados em papel.

E, foi uma forte tempestade que afetou toda a comunicação e estrutura da cidade, e também destruiu o telhado da clínica, molhando arquivos, fichas de pacientes e outros documentos.

Além do fechamento da clínica para reforma, o fato foi um alerta para buscar uma solução de gestão digital segura e descontinuar o uso de papel.

Durante a migração do papel para o digital, Nayara conta que foram testados vários aplicativos. Pela usabilidade amigável, robustez e segurança do software, o Simples Dental foi escolhido.

“O Simples Dental foi o que nos adaptamos melhor, não perdemos mais tempo e arrumamos todo o estoque certinho no sistema”.

Outro diferencial da escolha foi o atendimento ao cliente. “Todas as dificuldades que tínhamos, entrávamos em contato com a Simples Dental e eram resolvidas. A empresa sempre está de prontidão para ajudar, essa é uma qualidade muito importante”, elogia.

Com a implantação do Simples Dental o principal valor percebido foi a extinção do papel na clínica.

“Deu super certo, não usamos mais nada de papel, nem mesmo para a documentação ortodôntica, pegamos tudo do software”.

Simples Dental e o diferencial no mercado odontológico

Antes do Simples Dental, Nayara conta que era necessário despender esforços diários em tarefas manuais. O maior gasto de tempo estava na organização das fichas dos pacientes e na confirmação de consultas.

A profissional conta que a separação das fichas era feita sempre um dia antes das consultas e acabava impactando na qualidade do atendimento aos pacientes em espera. “Nós sempre tivemos muitas fichas na clínica e investíamos muito tempo em organizá-las em ordem alfabética”.

O espaço físico da secretaria da Clínica era composto por três armários: um para documentação de panorâmica, outro para documentação ortodôntica dos pacientes e mais um para as fichas destes. Algo que ficou no passado com o uso do software: “Facilitou muito na logística da Clínica”, confirma Nayara.

Outro benefício do Simples Dental é a resolução de problemas sem precisar de deslocamento para a Clínica. “Ajudou muito com o uso do celular e online. Ainda mais agora que eu estou trabalhando menos para cuidar dos meus filhos, que são pequenos, com a agenda online consigo auxiliar de casa a clínica, responder os pacientes e marcar horários”, completa.

Além disso, o software odontológico facilita a administração financeira da Clínica.

“Com o Simples Dental conseguimos finalizar os pagamentos direto do aplicativo, sem a necessidade do uso do papel ou de registro no livro-caixa”, complementa.

4 →Adaptação na Pandemia e futuro da clínica

A pandemia veio em um momento de mudança, quando Nayara se tornou mãe pela segunda vez. Na clínica, ficaram poucos dias sem atendimento, como é um serviço essencial retornaram ao trabalho atendendo principalmente às emergências. “O medo de atender era presente, porque não tem como ter distanciamento social na nossa profissão e o paciente usar máscara, mas nos protegemos com o uso de EPI’s e os cuidados necessários”.

Durante o período que a pandemia estava mais acelerada, as consultas de rotina tornaram-se nulas. “O que faz a clínica são as consultas de rotina, manutenções, limpezas, e até hoje estamos nos recuperando da Pandemia. Estamos otimistas com o retorno gradual dos pacientes, após a vacinação”, afirma.

E como seria o futuro sem o Simples Dental? Nayara não tem dúvida: “A parte digital não largamos mais. O uso de papel está ficando em desuso, não tem como ir contra isso. A Pandemia agilizou muito a parte tecnológica”, finaliza.