Apaixonado por tecnologia, estratégia e corajoso a ponto de inovar na carreira, Luiz Augusto Ferreira de Medeiros tomou uma decisão, que para muitos parecia “repentina”, mas o transformou em um empreendedor de sucesso.

Há quase cinco anos, ele trocou a função de administrador em uma empresa de tecnologia para ser gestor da Clínica Central Odonto Capixaba, ao lado da sua esposa, Dra. Elissa Dalla (CRO 4502-ES).

Sócios da Clínica Central Odonto Capixaba: Dra. Elissa Dalla e o administrador Luiz Medeiros.

A ideia de ter uma clínica em Serra (ES) nasceu em um momento de crise entre os antigos sócios do negócio. “Minha esposa tinha 25% da sociedade, eu decidi comprar os 75% restantes”, conta. Hoje, eles faturam quase R$ 2 milhões por ano, sendo que antes clínica não passava de R$ 240 mil.

Para ter os resultados atuais, o gestor da Central Odonto Capixaba precisou de uma virada de chave para encontrar a melhor estratégia de negócio.

“No outro dia depois da compra, eu fui dar uma volta pelo bairro e tinha mais de cem clínicas odontológicas. Eu falei: meu Deus do céu, o que eu fiz? Eu acho que não vai dar certo porque tem muita clínica. Mas depois eu pensei: temos que ser diferentes de todo mundo”, relembra.

A primeira opção para ser um diferencial foi começar do zero com um software odontológico: o Simples Dental. Assim, desde a primeira semana, a Central Odonto Capixaba aplicou o ideal de odontologia sem papel.

“Temos mais de 16 mil pacientes cadastrados. Agora na pandemia deu uma caída, fomos para 900 e poucas consultas, mas a média anual é mil consultas por ano”, explica.

Todos os 12 dentistas que compõem a equipe utilizam o Simples Dental em seus atendimentos para diminuir o papel na clínica. Além deles, mais dois funcionários administram a agenda e o financeiro. E mais outros três são apoio como auxiliar bucal e limpeza.

Parte da equipe clínica da Central Odonto Capixaba.

O resultado desse trabalho é quase 100% de fechamento em orçamentos e também em engajamento no uso da agenda online.

1 →Olhar estratégico focado em relacionamento

Serra é a maior cidade depois de Vitória, capital do Espírito Santo, além de ser o segundo maior PIB do estado. Foi com esse olhar para os dados, que Luiz Medeiros e Elissa Dalla viram a oportunidade estratégica de crescer na área odontológica.

“A clínica não era nada do que é hoje. Nós nos dedicamos a fazer a clínica crescer. 400% do que era antes, para ser mais preciso”, assume. A principal mudança foi focada em relacionamento com o cliente para driblar a concorrência. A proposta gerou conversão em indicações.

“O paciente chega aqui e ele é bem atendido, olhamos no olho, chamamos pelo nome. É muito diferente, são pequenos detalhes que deveriam ser um tratamento normal, mas que acabam sendo um diferencial”, conta.

Clínica Central Odonto Capixaba

Na semana inteira, frequentam a clínica vários pacientes de uma mesma empresa. “Isso é resultado de indicação, todos os dias vimos o mesmo crachá no balcão porque vem um atrás do outro”, conta.

Outro método da Clínica Central Odonto Capixaba é buscar uma conversão na oferta do melhor serviço.

“Nós convencemos o paciente pela necessidade de fazer o tratamento. Por que escolhemos isso? Para não perder o feeling de relacionamento e da promoção de saúde”, explica Luiz.

Se o paciente retorna à clínica é porque ele realmente deseja realizar o tratamento. Os resultados têm dado certo somente em dezembro eles fecharam quase 80% dos orçamentos.

2 →O uso do Simples Dental

Luiz Medeiros conheceu o Simples Dental através do website da Dental Cremer | Henry Schein, maior e-commerce de produtos odontológicos.

Na época, a Dra. Elissa, esposa de Luiz e sócia da clínica, era cliente do e-commerce e o administrador confiou na divulgação do software odontológico pelo site.

“A empresa tem credibilidade nos melhores produtos na área de Odontologia, então eu pensei: este software com certeza é bom! Se ele está na Dental Cremer | Henry Schein vamos adquiri-lo” conta Luiz.

Na primeira semana de inauguração da clínica compraram o software e treinaram a equipe. O diferencial do sistema foi ter uma plataforma intuitiva, mas a permanência na parceria foi a evolução de recursos do Simples Dental.

“Eu acredito no Simples Dental. Ele está sempre em evolução, não está estagnado. Desde que começamos com ele, em 2017, [o software] tem sido bastante atualizado. Eu acho que esse é um dos motivos para nós continuarmos no Simples Dental, além de ser fácil de utilizar por quem tem alguma dificuldade com a internet”.

Com as atualizações do Simples Dental, a clínica Central Odonto Capixaba evoluiu de forma linear. Hoje, a clínica possui oito computadores ligados e logados no Simples Dental para administração da agenda online.

“Se eu não tivesse o software com certeza não conseguiria evoluir da maneira que evoluímos, não teríamos chegado onde chegamos. Nós precisávamos desse apoio tanto no uso das ferramentas quanto no administrativo e financeiro”.

Confirmação via WhatsApp

Ao longo dos anos como cliente do Simples Dental, Luiz Medeiros foi surpreendido: a funcionalidade do software para o relacionamento entre cliente e clínica.

Há uns quatro anos esse contato com o paciente era feito exclusivamente via telefone. Hoje 90% do contato é por WhatsApp na clínica Central Odonto Capixaba. A mudança foi em razão da funcionalidade de API integrada ao Simples Dental.

Luiz gastava muito tempo para confirmar a agenda antes de usar o software. As ligações diminuíram para um simples toque no software.

“A integração com o WhatsApp adiantou muito a rotina da clínica. Muitas vezes o paciente não atendia de primeira: eu tinha que fazer 60 ligações, 50 ligações para falar com 30 pacientes e não tinha sucesso. O WhatsApp melhorou muito esse fluxo”, conta.

A rotina de confirmação de consulta consiste no envio de mensagens via WhatsApp para todos os pacientes um dia antes da sua consulta agendada, de segundas às sextas-feiras.

“Os pacientes vão respondendo durante o dia. No final da tarde, aqueles que não responderam mandamos de novo. Essa rotina economizou muito tempo, ajudou muito na administração da agenda”.

Outro recurso do Simples Dental integrado ao WhatsApp que vai facilitar a rotina da clínica será o envio de Assinatura Eletrônica para os pacientes. O recurso foi lançado recentemente pela Simples Dental e pode ser adquirido nos planos Gestão e Vendas.

“Essa é uma fase antiga de estar imprimindo, ninguém faz mais isso: ter que vir até a clínica podendo mandar direto pelo sistema. Basta cadastrar a assinatura digital e o próprio sistema envia via WhatsApp. Essa atualização é importantíssima”.

Tecnologia e relacionamento com cliente

Quando pensa sobre tecnologia, Luiz Medeiros acredita que não tem como existir evolução sem ser digital.

Resumindo, a tecnologia é indispensável na escolha de equipamentos de Odontologia como também em encontrar facilidades para melhorar o atendimento na clínica.

“Hoje para evoluir em qualquer área, seja ela Odontologia, Medicina ou outra, tem que ser de forma digital. Quem hoje não usa um software ou ainda está com a agenda de papel está ficando para trás. Não vai conseguir alçar voos altos”, acredita.

Para ele também é importante que o gestor busque estar ciente de tudo que acontece na clínica.

“Eu brinco que sou chão de fábrica. Eu atendo telefone se eu estiver na recepção; agendo paciente; acesso todos os dias a agenda pra ver como está o agendamento futuro. Eu gosto de entender o que está acontecendo para poder ajudar minha equipe”, assume.

Cadastro e evolução dos pacientes

Outra evolução que Luiz Medeiros e Elissa Dallas acompanharam juntos com o Simples Dental foi a própria agenda online.

Quando Elissa ainda trabalhava na antiga clínica tudo era em agenda de papel e, por isso, ela quis levar essa dinâmica para a clínica nova. “Era uma loucura, apaga aqui, muda esse lugar, paciente estava marcado duas vezes, era uma confusão”, lembra Luiz.

Os primeiros cadastros na agenda foram tranquilos, porque tinham apenas uma cadeira na clínica e um movimento baixo de pacientes.

Com a segunda cadeira, o volume de pacientes aumentou e o Simples Dental foi a solução para tornar mais ágil os processos na Central Odonto Capixaba.

3 →A pandemia nos negócios

Uma data importante para a história da clínica Central Odonto Capixaba foi janeiro de 2020. Com o aumento de pacientes nesse período, os sócios imaginaram que 2020 seria o melhor ano em faturamento. Mas em fevereiro, começaram os primeiros casos da Covid-19.

“Essas mudanças afetaram bastante o nosso faturamento. Em abril de 2020, por exemplo, tivemos faturamento zero”, conta Luiz.

Com os casos de Covid, a clínica teve que fechar as portas até a liberação dos atendimentos em maio. Com a reabertura um mês depois, em maio, a Central Odonto Capixaba começou a ter uma recuperação, atingindo quase 50% do faturamento e seguiu melhorando mês a mês.

“Começamos a nos recuperar 100% no finalzinho de 2021. Este ano está fluindo bastante, apesar de que tivemos recente muitas faltas de pacientes com sintomas gripais em razão da variante Ômicron no início do ano”.

4 →Futuro com o Simples Dental

A expectativa futura para a clínica é tornar o fluxo 100% digital, mais do que eles já têm investido nisso.

“Este ano não queremos ter mais nada manual! Tanto em odontologia digital com ferramentas de tecnologia, que acompanhem o mercado odontológico, quanto também aproveitando os novos recursos do Simples Dental”, afirma Luiz Medeiros, administrador da Central Odonto Capixaba.

Para ele, um exemplo é a oferta de aplicativos que melhorem o fluxo digital com o paciente para que os dentistas e as dentistas se adaptem à odontologia sem papel.

Essa proposta está alinhada com o novo recurso lançado recentemente pela Simples Dental: o app Meu Doutor. Com ele, as clínicas administram melhor as confirmações de consultas e alinham o relacionamento com o paciente.

Quer saber mais sobre o Simples Dental? Então, confira nossas atualizações de sistema:

Em relação aos dentistas, Luiz acredita que é necessário continuar se adaptando às evoluções para crescer em faturamento e investir em tecnologias.

“É importante ser estratégico, mesmo que ainda ainda na Odontologia falte esse olhar. Ao optar por ser assim, no futuro mais pessoas também vão aderir à essa mudança”, finaliza.

Com 16 anos de dedicação à odontologia, a cirurgiã-dentista Carollyne Mota Tiago (CRO-TO 1387), aplica toda sua experiência na concretização de ter sua própria clínica: a Orto Face Clínica Integrada, em Araguaína (TO).

Para crescer ainda mais na área e empreender, Carollyne uniu o trabalho na clínica à carreira de professora e gestora da Faculdade de Ciências do Tocantins (FACIT), um projeto construído ao lado da família.

A facilidade na gestão e a evolução dos seus sonhos em Odontologia e Educação foram possíveis ao escolher um software odontológico que, de início melhorasse o agendamento, e com o passar do tempo aprimorasse a jornada do cliente.

Atualmente, ela utiliza o Simples Dental, administrado por ela e mais três profissionais no Plano Vendas, para organizar a gestão da clínica. E para somar a esse time de colaboradores, são mais 8 dentistas utilizando o sistema evoluindo junto com o software odontológico.

Além da clínica, mais de 100 estudantes de pós-graduação utilizam o sistema nos atendimentos na FACIT, pelo Plano Gestão.

1 →A escolha pela Odontologia

O encontro com a Odontologia não foi por acaso, natural de uma família de médicos e uma mãe odontóloga, Angela Maria Silva, a profissional brinca que só tinha duas escolhas: “ser médica ou dentista”.

Com o tempo, a decisão a princípio familiar, tornou-se sua verdadeira paixão na Faculdade de Odontologia de Anápolis (AEE).

“Eu fui totalmente direcionada, me identifiquei com a área e me dei super bem. Não me arrependo nenhum pouco de ter feito o curso, hoje temos seis empresas de ramos diferentes, mas a Odontologia para mim é a mais rentável, é o que fatura mais e é o que me dá mais alegria”, conta.

Foi também na Faculdade que Carollyne começou a ter uma visão empreendedora ao lado da família. Sua família abriu a primeira clínica Orto Face, em 2002, na cidade de Tucumã, no Pará.

Não demorou muito para também Carollyne fazer parte desse projeto e, em 2006, já formada, a dentista construiu uma parceria com a sua mãe na nova sede da Orto Face Clínica Integrada, em Araguaína, no Tocantins.

O sucesso foi tão grande com a clínica, que as duas uniram a técnica em Odontologia e a expertise de estudo de mercado e empreenderam em novas áreas.

Hoje, são empreendedoras em Saúde e Educação, com outras empresas de cursos técnicos, e a Faculdade de graduação e pós-graduação FACIT.

Investimento no sucesso pessoal

Para inovar nos tratamentos e levar qualidade aos pacientes, a Dra. Carollyne Tiago desde a faculdade tem investido em qualificação. O resultado disso é uma especialização, mestrado e doutorado em Ortodontia e curso específico para uso dos alinhadores Invisalign.

Além disso, tem buscado realizar cursos com foco em gestão, para auxiliar seu trabalho na clínica e na Faculdade, esta última onde é sócia e professora de Pós-Graduação.

“Eu fiz um curso de Gestão de Marketing Digital e fui adaptando ele para minha realidade da Ortodontia. Geralmente esses cursos não são muito específicos para a nossa área, são mais gerais e não é tudo o que a Odontologia pode fazer, então é interessante ter atenção e adaptar às suas especificidades”, aconselha.

Com a formação específica em Marketing Digital teve um olhar mais direcionado para converter pacientes, para distribuição de tarefas e contratação de pessoal para o time da Clínica.

Fazer a diferença em qualidade de vida

Para a profissional, além de estratégica, a escolha pela região Norte também foi uma oportunidade de buscar soluções para um problema de saúde pública: a desigualdade de acesso à Odontologia.

“Estamos levando saúde, qualidade de vida e isso faz muita diferença para mim. Não é um aparelho celular que estamos vendendo e amanhã ele vai estar estragado, sabe? É algo que vai mudar a vida do paciente como um todo. Então isso que dá mais empolgação no meu trabalho”, assume.

Quando começou a pensar sobre sua mudança para o Norte, a a pesquisa do SB Brasil marcou sua visão sobre o exercício da Odontologia. A pesquisa apresentava que cerca de 98% da população brasileira tinha perda dentária de pelo menos um dente, em 2003.

“Se a gente for pensar, estamos falando de quase todo mundo faltando um dente na boca. Hoje, o percentual caiu para 52%, mas ainda é muito pensando no tamanho continental que é o Brasil. Então, esse olhar diferenciado ainda é necessário”, destaca Carollyne.

Esses dados estão presentes também em sala de aula, relata Carollyne, pois os estudantes que se formam na FACIT costumam trabalhar em áreas ribeirinhas (regiões de várzea) e aldeias indígenas.

Nesses locais, em sua grande maioria atendem pessoas que têm pouco acesso à Odontologia. São pessoas com mais de 50 anos, que nunca estiveram em uma consulta odontológica.

“Estamos falando do século atual (surpreende-se) e, apesar de tudo, temos um mercado muito vasto e que ainda tem, enfim, muita chance de ascensão. Temos que ter esse olhar macro e a Odontologia dá isso para nós: o empreendedorismo”, aconselha.

2 → Odontologia empreendedora

O orgulho pela Região Norte, onde fundou sua clínica e sua faculdade, é nítido em seus olhos e na forma de se expressar. Para Carollyne Tiago, Tocantins é muito promissor para vendas, mas ainda para quem está comprando os serviços.

A ortodontista poderia ter crescido em qualquer lugar acredita, mas teve uma visão empreendedora não somente em investir e crescer, mas de ser um diferencial em oferta de tratamentos.

Expandiu a Orto Face com profissionais capacitados em diversos procedimentos clínicos, evitando o deslocamento dos clientes para os grandes centros. Hoje, a clínica oferece atendimentos em Ortodontia, Invisalign, Odontopediatria, Estética e Harmonização Facial.

Comparada com outras áreas, a Odontologia já possui o diferencial de levar o profissional a ter uma noção do que é empreender e de investimento ao montar um consultório. Com o passar do tempo, segundo Carollyne, é no dia a dia que eles aprendem o processo de gestão.

“Eu acho que o melhor jeito para termos uma sociedade melhor é cada um entender que tem que produzir para poder consumir, e que a sua produção vai impactar em outras vidas e estimular também que produzam com a geração de emprego e saúde”, aconselha.

Para exemplificar sua visão empreendedora, Carollyne relembra a época que começou a trabalhar e a Dental Cremer | Henry Schein ainda era uma empresa pequena. “Eu tinha que me deslocar para comprar produtos no CIOSP e hoje a Dental Cremer possui um e-commerce avançado”.

Outro exemplo é o software odontológico da Simples Dental, “o Simples Dental começou como um serviço principal para a Odontologia e com uma mentalidade empreendedora foi gerando vários empregos. Nós odontólogos conseguimos fazer um processo de gestão seguindo todos os princípios éticos e fazer com que as pessoas valorizem nossos serviços”, exemplifica.

Bom uso da Tecnologia

Quando Carollyne Tiago pensa em tecnologia ela enxerga estudo estratégico, agilidade e mais produtividade na Clínica e na Faculdade de Ciências do Tocantins. Ainda mais por facilitar a vida do dentista e do paciente que muitas vezes têm uma vida corrida.

O investimento em tecnologia pela dentista foi gradual, a partir das necessidades de atendimentos que foram surgindo nos negócios. Para otimizar os agendamentos tanto na Clínica quanto nas aulas da faculdade, Carollyne resolveu substituir a agenda online por um software odontológico.

“Começamos com uma cadeira de dentista, hoje são 68 cadeiras na FACIT. São vários dentistas usando o Simples Dental com a nossa indicação e a partir da experiência na faculdade. Muitos desses profissionais passam pela nossa vida, começam de um jeito e vão crescendo e alçando novos voos”, relata.

3 → Crescimento com o Simples Dental

A parceria com o Simples Dental surgiu em 2019, no período em que Carollyne estava fazendo mestrado e viu a necessidade de ter um software odontológico para ajudar a princípio nos agendamentos.

Antes disso, os processos eram todos manuais, realizados pela dentista e uma funcionária. Como na Ortodontia ela tinha que verificar os pacientes todos os meses, acabava que não conseguia ter um controle das faltas e perdia vendas.

A dentista conheceu e testou vários softwares, mas nenhum deles atendeu sua necessidade. Foi quando ela conheceu o Simples Dental pela Dental Cremer e o que mais lhe chamou atenção foi a simplicidade de uso.

Na época, Carollyne queria um software que ajudasse no relacionamento com o cliente, desde que é um lead até a finalização do orçamento. Sua necessidade principal era agendamento e a confirmação automática por SMS.

“Eu queria um sistema avançado que me desse a jornada do paciente, na época nenhum trazia essa funcionalidade. Mas apostei no Simples Dental e a cada evolução eu fui crescendo com ele. A minha vida mudou e eu não tive mais aquela preocupação todo mês de pegar várias fichas e ter que ligar para cada paciente”, relata.

Hoje Carollyne usa todas as funcionalidades do sistema no plano vendas: agenda online, confirmação de WhatsApp integrado e Customer Relationship Management (CRM).

Confirmação de consultas

O primeiro resultado da Orto Face Clínica com o Simples Dental foi atender sua necessidade de imediato: confirmação de consultas por SMS. Na época, ainda o sistema não oferecia a ferramenta integrada de WhatsApp, agora possível no plano vendas.

Antes do Simples Dental, o processo todo era manual e os pacientes costumavam faltar nas consultas porque esqueciam o agendamento. Além disso, Carollyne despendia tempo ligando para cada paciente, o que atrapalhava a execução de outras tarefas cruciais na clínica.

Com o sistema, os pacientes já saem da consulta sabendo do retorno à consulta agendada e que irão receber confirmação via SMS.

“Foi tão engraçado quando começamos, porque tem paciente dessa época que fala assim: nossa doutora, antes você não conseguia falar comigo, agora você manda SMS, WhatsApp um dia antes, duas horas antes, desse jeito eu não vou esquecer, se o paciente não vem é porque não quer vir mesmo. Então isso pra mim foi muito bom”, confirma.

Otimização de tempo e produtividade

A experiência positiva com o Simples Dental mudou a cultura da Orto Face Clínica, tanto no relacionamento com os pacientes quanto na produtividade. “A minha secretária teve mais tempo para fazer as atividades que ficavam pendentes, melhorou incrivelmente a produtividade na Clínica e começamos a educar o paciente no uso da tecnologia”, conta.

Com o salto na produtividade e na organização da Clínica, a Dra. Carollyne também conseguiu ter acesso aos exames dos pacientes de maneira mais rápida, na hora que deseja e de onde estiver. “Se algum paciente manda uma mensagem dizendo que está com dor e eu não sei o que aconteceu com ele, abro radiografia no próprio Simples Dental e soluciono a dúvida”, diz.

Controle dos atendimentos na Facit

Na Faculdade de Ciências do Tocantins (FACIT), o Simples Dental é utilizado para ter um controle e organizar os atendimentos no consultório da faculdade. Todos dias são atendidos mais de 200 pacientes e, por ser um ambiente muito rotativo de dentistas, era necessário ter controle de cada consulta.

O software é administrado por duas funcionárias na faculdade, elas ficam responsáveis pela agenda dos dentistas. Cada dentista, acadêmico de pós-graduação em Odontologia, possui seu login próprio no sistema.

“Antigamente era uma complicação porque na ortodontia são mais ou menos uns 1.400 pacientes, imagina ter que ligar para cada um todos os meses! Agora conseguimos organizar tudo pelo Simples Dental”, destaca.

No curso de implante, por exemplo, o cadastro que era feito todo manual, agora é realizado pelo software, com retorno pré-agendado para daqui quatro meses.

“Acontecia que o retorno era no próximo ano e não tínhamos a agenda física, não ligávamos para o paciente. Depois de seis meses ele aparecia bravo que ninguém ligou pra ele, ninguém agendou. Então, para nós facilitou muito!”.

Uso do CRM na Clínica Orto Face

Todo o processo de conversão de pacientes da Orto Face Clínica é realizado com a funcionalidade Customer Relationship Management (CRM), no Simples Dental.

A maioria dos pacientes que chegam à clínica são por indicação, depois por anúncios no Google e, por último, por anúncios nas redes sociais.

A primeira etapa com a chegada de novos pacientes é cadastrá-los como oportunidades de vendas (leads) no CRM e, a segunda, acompanhar sua jornada na clínica.

“Nós fazemos dois encontros com o paciente, no primeiro são realizados os exames e depois fazemos a consulta. Então, ele sai de uma etapa para outra, se fechou vai para o financeiro. Caso contrário, se ficar perdido, educamos com e-mail marketing”, explica.

O máximo esperado para que o lead dê um retorno à clínica é 24 horas, pois ele já tem o plano de tratamento e o orçamento. Por dia, a clínica recebe em torno de três a quatro leads, já no consultório são 200 por dia.

“Nós usamos a nomenclatura do paciente na cara do gol, temos que ser bem atenciosos e não podemos deixar escapar essa oportunidade, porque ele está na frente do gol só pra fechar”, explica a dinâmica.

Atualmente, a clínica atende pacientes das faixas etárias de 25 anos e 50 anos, para tratamentos de Ortodontia com Invisalign.

Na Faculdade são atendidas diferentes classes sociais e faixas etárias para diversas áreas da Odontologia, sendo a demanda maior em Ortodontia.

4 → O futuro da Orto Face com o Simples Dental

As expectativas da dentista Carollyne Tiago para sua clínica em 2022 é de crescimento em faturamento. “Nós queremos aumentar em 30% o rendimento da clínica e são as melhores possíveis porque já estamos crescendo, os pacientes estão voltando dessa era de pandemia. Temos que ‘tocar a bola pra frente’ e avaliar sempre pensando positivamente”, avalia.

Sobre a pandemia da Covid-19 Carollyne sempre tentou olhar o lado positivo da situação. “Os pacientes ficaram mais em casa e começaram a observar e a se preocupar mais com a saúde bucal. Quando conseguiram vir à clínica estavam determinados a fechar o tratamento”, diz.

Ao ser questionada sobre o futuro com o Simples Dental, a ortodontista Carollyne Tiago tem uma visão sólida para a parceria. “Eu sou uma consumidora desse produto, o Simples Dental realmente facilitou bastante a minha vida e o que ele vier de novidade para 2022 será muito bom, ainda mais porque sei que sempre buscam soluções para os problemas dos clientes”, finaliza.