Afinal, é por meio desse controle que você consegue prevenir situações de inadimplência com os seus pacientes, e assim, pode tomar decisões mais assertivas e seguras para o planejamento dos próximos passos de seu negócio.

Quer saber a melhor forma de gerenciar essas contas? Basta seguir com a leitura para conferir algumas dicas valiosas:

Quais são as principais contas a receber para dentistas?

As contas a receber, na área da odontologia, podem ser consideradas qualquer transação monetária ou comercial que sua clínica receberá. 

Ou seja, isso inclui tanto os tratamentos acordados em caráter particular com o paciente como também os pagamentos feitos por meio de convênios e de seguradoras de saúde, por exemplo.

Muitas vezes, na hora de organizar o fluxo de caixa, esses valores podem ser confundidos com as contas a pagar, como gastos como insumos e equipamentos e também despesas de serviços públicos, como energia e água.

E no dia a dia, o ideal para manter uma boa organização é saber equilibrar as contas a receber com as que precisam ser pagas, equilibrando os dois lados para tornar o ciclo de entrada e saída do dinheiro descomplicado.

Por que é importante gerenciar as contas a receber?

Para que qualquer negócio mantenha a saúde financeira a longo prazo, é necessário ter sob controle o faturamento médio e as contas pagas em dia para evitar problemas judiciais.

E nesse sentido, saber administrar as contas a receber é uma etapa importante, visto que esse dinheiro será destinado de diferentes formas na sua clínica ou consultório odontológico. 

Veja a seguir alguns motivos que comprovam a importância desse processo:

Mais organização na rotina

Ter um fluxo financeiro organizado permite que você possa lidar melhor com as finanças, além de otimizar o tempo que seria gasto com essa arrumação para outras demandas.

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Longevidade do negócio

Com um acompanhamento contínuo das contas a receber, você também consegue ter uma visão mais estratégica sobre a longevidade do seu negócio.

Por exemplo, ao ver que o retorno financeiro está abaixo do esperado, você pode ajustar valores de futuros tratamentos, dentro das suas possibilidades. Ou então ao contrário, ao ver que o número de pacientes reduziu, pensar numa readequação dos preços.

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Planejamento tangível

Com a boa administração das contas a receber, também é possível pensar com mais clareza nos próximos passos que a sua clínica ou consultório odontológico poderá dar.

Por exemplo, optar por investimentos financeiros, por mudanças na infraestrutura do local, na compra de novos equipamentos e tecnologias, como scanners intraorais, anestesia eletrônica, entre outras possibilidades.

Prevenção de inadimplentes

Por fim, a capacidade de analisar a taxa de inadimplência de forma mais próxima também é um motivo fundamental para organizar as contas a receber. Ao tomar as decisões com esse dado em mente, você conseguirá buscar pela recuperação de valores em aberto.

5 estratégias para gerenciar suas contas a receber

Agora que você já conhece as principais razões que um bom controle financeiro das contas a receber pode te oferecer, que tal colocar essa organização em prática? Confira as melhores estratégias para se adotar a seguir:

1. Mantenha a comunicação clara

Em primeiro lugar, um dos pontos mais importantes para gerenciar da forma certa suas contas a receber é saber se comunicar com os seus pacientes. 

A dica é encontrar soluções plausíveis para ambos os lados e fazer acordos claros e precisos com os devedores para que sua gestão fique mais organizada e com menos pendências em aberto.

2. Priorize uma boa política de recebimento

Outro fator indispensável está em se assegurar diante de suas políticas de pagamento para tratamentos e consultas. 

Ao estabelecer um contrato seguro desde o começo, você garante que terá respaldo contra possíveis ações judiciais por parte de pacientes devedores. 

3. Delegar o fluxo de caixa para sua secretária

Se você se preocupa em arrumar tempo para gerenciar seu fluxo de caixa devido às diversas atividades no dia, uma opção é repassar essa demanda para um colaborador de sua confiança.

Com isso, seu papel fica mais na função de supervisão, estratégia e gerenciamento, para ver se o entra e sai das contas está de acordo com o esperado para a sua clínica ou consultório odontológico.

4. Continue com o monitoramento

Seja de forma direta ou com auxílio de sua secretária, o monitoramento é uma prática que precisa se tornar uma rotina. Até porque, verificar a saúde financeira do seu negócio é vital para tomar decisões no dia a dia.

Para isso, você pode checar as suas contas a receber por meio de ferramentas de gestão financeira.

Dentre as opções mais robustas do mercado, é possível também fazer o disparo de campanhas de pagamento automatizadas e que enviem lembretes de pagamentos aos pacientes, por exemplo.

5. Contar com um bom software odontológico

Algumas tecnologias também podem facilitar a organização das contas a receber na prática. É o caso de utilizar um software odontológico, por exemplo, que auxilia clínicas e consultórios em sua gestão diária, por meio de painéis de inteligência com dados das vendas e visão detalhada de receitas e despesas.

O Simples Dental pode te ajudar a gerenciar suas contas a receber

Para te auxiliar na administração do seu fluxo de caixa, nada melhor do que poder contar com o maior software odontológico da América Latina. O Simples Dental oferece as ferramentas perfeitas para sua gestão financeira, como:

• Painel de inteligência com seus dados financeiros em tempo real
• Maquininha de cartão integrada
• Emissão de boletos bancários simplificados
• Sistema automatizado de campanhas de cobranças para seus pacientes

Aqui, neste conteúdo, vamos te mostrar algumas dicas para ter eficiência no fechamento de caixa, além de ferramentas que irão auxiliar nessa tarefa. Então não deixe de ler até o final!

5 dicas para ser efetivo com seu fechamento de caixa

Garantir um fechamento de caixa efetivo é muito importante para manter a organização financeira de sua clínica ou consultório odontológico. Para te ajudar nessa etapa, apresentamos cinco dicas essenciais para otimizar esse processo e aprimorar a gestão do seu consultório.

1. Organize os documentos

Manter todos os documentos financeiros organizados é fundamental para um fechamento de caixa eficiente.

2. Registre tudo

Não deixe passar nenhum detalhe. Registre todas as entradas e saídas de dinheiro de forma precisa e sistemática. Isso ajudará a evitar números confusos ou erros no fechamento de caixa.

3. Estabeleça prazos

Defina prazos para realizar o fechamento de caixa. Isso ajuda a manter a disciplina e a evitar acumulação de tarefas. Além disso, prazos estabelecidos ajudam na identificação rápida de possíveis problemas.

4. Crie procedimentos

Desenvolva procedimentos padrão para o fechamento de caixa e treine sua equipe para segui-los corretamente. Isso promove consistência e precisão no processo, reduzindo a margem de erro e facilitando a identificação de falhas.

5. Utilize a ferramenta certa

Escolha uma ferramenta de organização financeira — ou um software odontológico — adequada às necessidades de sua clínica ou consultório odontológico. Existem diversas opções disponíveis no mercado que podem simplificar e automatizar o processo de fechamento de caixa.

Ferramentas para manter o fechamento de caixa em dia

– Planilhas eletrônicas > As planilhas eletrônicas são ferramentas poderosas para manter o fechamento de caixa em dia. Com elas, é possível registrar todas as transações financeiras, calcular saldos, acompanhar receitas e despesas, além de gerar relatórios personalizados.

Planilha Meu Financeiro para clínicas odontológicas

– Softwares financeiros > Esses programas oferecem uma variedade de recursos, porém, mesmo que os softwares financeiros sejam excelentes para gerenciar transações e fluxo de caixa, eles podem não atender a todas as necessidades financeiras específicas de uma clínica ou consultório odontológico.

– Softwares odontológicos > Os softwares odontológicos são altamente especializados e adaptados às particularidades do setor. Eles são a nossa indicação e a melhor opção para clínicas e consultórios da área, pois essas ferramentas oferecem uma solução integrada e completa.

Obtenha praticidade em seu fechamento de caixa

O Simples Dental tem um compromisso com seus usuários: trazer soluções que simplificam a rotina dos dentistas. Por isso, oferecemos uma variedade de materiais e recursos projetados para tornar o fechamento de caixa mais prático e eficiente.

Um desses materiais é a nossa Planilha Meu Financeiro. Com ela você, dentista, pode ter praticidade e eficiência em seu fechamento de caixa, possibilitando ter organização na gestão das finanças da sua clínica ou consultório.

Neste artigo, vamos falar sobre quais os principais motivos para considerar o financiamento odontológico como uma opção de pagamento. E qual a melhor forma para fazer isso dar certo. Boa leitura!

O que é o financiamento odontológico e como funciona?

O financiamento odontológico é uma modalidade de pagamento que busca ampliar a quantidade de parcelas que o paciente terá acesso ao aprovar um tratamento. Ou seja, se com o boleto e/ou cartão de crédito — meios de pagamento mais comuns — o paciente tem uma limitação de quantidade de parcelas em até 12x, com o financiamento odontológico é possível ampliar isso para 18x, 24x e até 36x, por exemplo.

É claro que as condições e a forma de aderir ao financiamento podem ser diferentes, a depender do consultório odontológico e instituição financeira que vão disponibilizar essa condição. Mas, em geral, a ideia é fornecer maior versatilidade ao paciente e garantir a segurança do recebimento ao profissional da odontologia.

5 motivos pelos quais vale a pena oferecer o financiamento odontológico em sua clínica

Agora que falamos sobre o conceito do financiamento, vamos entender melhor por que vale a pena considerá-lo em seu consultório odontológico:

1. Ampliação da base de pacientes

Um dos pontos mais interessantes que o financiamento odontológico pode trazer é a ampliação da base de pacientes que uma clínica ou consultório têm. Isso acontece, principalmente, por ser um meio de pagamento diferente dos convencionais e oferecer maior acessibilidade para pessoas com as mais diversas condições socioeconômicas.

2. Melhor taxa de aprovação de orçamentos

Outro ponto bastante interessante é que quando o consultório dispõe do financiamento, tende a ter sua taxa de aprovação de orçamentos aumentada. Já que a forma de pagamento é um dos fatores de decisão de fechamento das propostas.

Tratamentos com alto valor agregado, que antes pareciam inviáveis por seu parcelamento ser limitado em até 12x, podem ser mais atrativos com a possibilidade de chegar em até 24x, por exemplo.

3. Possibilidade de fazer tratamentos que gosta mais

É normal que alguns dentistas gostem mais de realizar alguns procedimentos que outros por uma questão de gosto pessoal e identificação. Mas a limitação de meios de pagamento pode, muitas vezes, inviabilizar a sua venda.

Por isso, ter o financiamento odontológico pode contribuir para que o dentista se sinta mais à vontade fazendo aquilo que mais gosta em sua rotina.

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4. Recebimento do tratamento garantido

Diferente de outras formas de pagamento — como boleto e transferências bancárias, por exemplo —, o financiamento odontológico traz consigo a segurança de que o dentista vai receber o valor do tratamento realizado, sem nenhum risco de inadimplência.

Isso porque a instituição financeira é quem se responsabilizará por receber o parcelamento do paciente. E o profissional da odontologia recebe seu valor à vista e integralmente.

5. Aumento da receita do consultório

Como consequência de outros motivos citados aqui, trabalhar com o financiamento odontológico traz um aumento de receita e previsibilidade maior ao consultório ou clínica. Isso acontece até por conta do aumento da base de pacientes e a possibilidade de vender tratamentos mais caros.

Assim, o ticket-médio tende a aumentar, assim como o faturamento, a sua receita e o seu sucesso.

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Como utilizar o financiamento odontológico de forma segura?

Apesar de ter bons motivos para ser implantado, o financiamento odontológico é uma modalidade de pagamento que envolve transações de valores significativos. Portanto, precisa ter ao seu lado parceiros confiáveis que ajudem com todo o restante e deixar seu Financeiro organizado.

Simplifique sua gestão financeira com o Simples Dental

O Simples Dental é o maior software da América Latina, e, como tal, possui ferramentas para todas as áreas da gestão odontológica, incluindo a financeira.

Algumas das principais funcionalidades envolvem o fluxo de caixa e comissionamento, emissão de boletos, maquininha de cartão integrada, entre outras.

Esse cenário deve servir de alerta para quem atua na odontologia. Afinal, considerando a média salarial do brasileiro, muitas vezes os custos de tratamentos odontológicos não são acessíveis a todos. 

Enquanto o salário mínimo atual tem o valor de R$ 1.412, mesmo os tratamentos mais baratos da Odontologia (como uma restauração mais simples) serão dificilmente encontrados por menos de R$150, o que já representa mais de 10% desse salário. 

Mesmo assim, por estarem inseridos na área da saúde, dentistas podem receber pacientes que precisam de tratamentos emergenciais, mesmo estando “apertados” financeiramente.

Taxas de inadimplência de pacientes de clínicas e consultórios odontológicos

Prova da relevância desse assunto para o mercado odontológico é que, segundo o relatório anual mais recente do Grupo TOMAZ, a média nacional de inadimplência de pacientes de clínicas e consultórios odontológicos no Brasil é de 6,7%. 

Veja as taxas também por região:

6 práticas essenciais para evitar a inadimplência 

Desse modo, se você é um profissional da odontologia e quer driblar a inadimplência, é possível adotar algumas estratégias que podem te apoiar nessa missão. Separamos cinco delas:

1. Seja empático(a), mas não descuidado 

Reconhecer e compreender as necessidades individuais de cada paciente é uma parte fundamental da prestação do serviço da odontologia — inclusive quando o assunto é a condição financeira deles. 

Porém, tenha cuidado. Antes de oferecer condições especiais é essencial avaliar os casos com cuidado, garantindo que elas não comprometam a sustentabilidade da clínica. 

2. Determine boas opções de pagamentos 

Você já deve saber que oferecer opções variadas de pagamento pode ajudar a fazer com que a situação financeira de um paciente não seja um impeditivo para o acesso dele aos cuidados odontológicos. Isso é positivo também para clínicas porque permite que elas alcancem mais pessoas.

Mas, mais uma vez, reforçamos que essas opções devem ser escolhidas com cuidado para serem realmente seguras para o negócio. Bons exemplos são o parcelamento por cartão de crédito e o financiamento de tratamentos. 

3. Use contratos 

Para que você tenha total segurança sobre como proceder em caso de inadimplência, é muito importante que você adote contratos que oficializem o que será feito em cada paciente e as regras de pagamento. Esse tipo de documento pode ajudar muito caso seja necessário entrar na justiça. 

Atualmente, existem ferramentas que permitem que esses contratos sejam feitos até mesmo de forma online, com assinatura eletrônica que tem validade jurídica.  Busque opções confiáveis e facilite esse processo. 

4. Faça um acompanhamento frequente

Assim, ter controle total sobre o financeiro da sua clínica ou consultório é crucial para evitar problemas de inadimplência e pode ser encarado até como uma ação preventiva. 

Entre as vantagens, o controle financeiro permite uma visão mais completa sobre as datas de recebimento de pagamentos e de que forma esse dinheiro pode ser utilizado no futuro. 

Também é essa clareza sobre a própria receita que vai permitir que você estabeleça com mais tranquilidade as formas de pagamento e condições para cada tratamento.

5. Analise o perfil de crédito do paciente

A análise de crédito dos pacientes também é uma boa prática para evitar inadimplência, principalmente tratando-se de novos pacientes, aqueles com quem o dentista não tem nenhum histórico de pagamento.

Essa prática deve avaliar a capacidade financeira do paciente de cumprir com seus compromissos de pagamento pelos tratamentos odontológicos, por meio de uma pontuação de 0 a 1.000.

Implementar essa prática antes de procedimentos de alto custo não só protege a clínica contra perdas financeiras, mas também contribui para uma relação mais transparente e confiável entre o profissional e o paciente.

6. Organize cobranças 

Por fim, estabelecer datas regulares para acompanhar a situação financeira dos pacientes também é fundamental. Isso pode até ajudar a identificar comportamentos pouco comuns de determinada pessoa, notar dificuldades e, se possível, propor acordos para pagamentos. 

Contudo, é preciso considerar que, em alguns casos, pacientes podem simplesmente esquecer de realizar um pagamento em meio a correria do dia a dia. 

Felizmente, já existem sistemas que podem automatizar o acompanhamento e enviar alertas automáticos sobre pagamentos pendentes ou próximos vencimentos. Essa abordagem proativa não apenas simplifica a gestão financeira da clínica, mas também fortalece a comunicação entre a clínica e os pacientes, resultando em relações mais sólidas e transparentes.

O que fazer se o paciente não pagar?

Em suma, mesmo com um controle cuidadoso, é possível que situações de inadimplência ocorram. Nesses casos, é possível proceder da seguinte forma:

• Converse e mantenha uma postura educada: chame seu paciente para conversar de forma respeitosa e compreensiva. Assim, entenda os motivos por trás do atraso no pagamento e explique as consequências. Manter uma postura educada pode abrir caminho para soluções amigáveis.
• Formalize a cobrança: se o pagamento não ocorrer a partir da comunicação inicial, formalize a cobrança. Então, envie notificações por escrito detalhando o valor devido, datas de vencimento e possíveis multas. Isso cria mais um registro documentado da situação.
• Negocie: com isso, esteja aberto à negociação, mostrando ao paciente que você também quer ajudá-lo. Pode ser possível chegar a uma solução que beneficie ambas as partes, evitando ações mais drásticas.
• Ação jurídica: se todas as tentativas amigáveis falharem, finalmente, recorra a ação jurídica, que ela pode ser necessária. Consulte um profissional especializado em questões odontológicas para orientação sobre os passos legais disponíveis e até, se necessário, o processo judicial. 
• Aprenda com isso: finalmente, lembre-se que esse tipo de situação pode servir como aprendizado. Para isso, olhe para os acontecimentos e busque insights que te ajudem a avaliar as políticas de pagamento, reforçar as medidas preventivas e otimizar os processos internos para evitar inadimplências futuras. 

Conte com uma ferramenta prática de análise de crédito

Como você deve ter notado, uma das formas de evitar a inadimplência é a adoção da análise prévia de crédito antes de fechar negócio com pacientes. Mas, como essa é uma prática que consome tempo e exige diversos passos, acessando a diferentes sites e cadastros, a maioria dos dentistas não aplica.

Pensando nisso, o Simples Dental trouxe ao mercado o seu mais novo lançamento: a Análise de Crédito facilitada, que você pode fazer em poucos segundos e dentro do próprio software.

Para saber mais sobre esse lançamento, fizemos um artigo completo sobre o assunto. Acompanhe: