É comum hoje em dia utilizarmos meios digitais para quase tudo: pedir comida, solicitar um serviço, comunicar-se com clientes; por que não trazer aspectos positivos desse cenário para a odontologia?

Clínicas que optam por investir em tecnologia na odontologia estão um passo a frente de seus concorrentes e isso é um ponto importante, principalmente no Brasil: o país com maior número de dentistas do mundo.

Neste artigo, vamos falar sobre outros motivos pelos quais o investimento em tecnologia é essencial para consultórios odontológicos e também citar as principais ferramentas que podem ser utilizadas atualmente. Vem com a gente? Boa leitura!

Por que começar a investir imediatamente em tecnologia na odontologia?

Apostar em tecnologia na odontologia pode trazer diversos benefícios para você, sua equipe e o seu consultório ou clínica e quanto antes começar, melhor. Entenda de que forma a tecnologia poderá fazer total diferença:

Eficiência na rotina de trabalho

Investir em um software odontológico vai agregar eficiência da rotina de trabalho de sua clínica, uma vez que ações antes realizadas manualmente podem agora ser feitas com praticidade e em poucos segundos. Isso também otimizará processos administrativos e diminuirá as chances de acontecerem erros humanos.

Avanços na qualidade dos atendimentos

A incorporação de tecnologia na odontologia pode agregar diagnósticos mais precisos para o consultório, gerando tratamentos mais eficazes, evitando erros, melhorando a comunicação entre dentista e paciente, e claro, gerando maior qualidade dos atendimentos realizados e resultados mais satisfatórios.

Experiência cada vez melhor para o paciente

Desde um agendamento facilitado, comunicação facilitada com o paciente, indicações de cuidados da saúde bucal, tratamento com diagnóstico rápido e assertivo e até mesmo um pós-venda que quer ouvir o que o paciente tem a dizer, a tecnologia está presente em todos esses momentos e pode agregar uma experiência cada vez mais satisfatória para quem mais importa nessa jornada: os pacientes.

Acompanhamento efetivo de tratamentos

Saindo daquele ambiente em que tudo era registrado em papel e muitas informações importantes poderiam ser perdidas, o investimento em tecnologia na odontologia é uma boa pedida e vai auxiliar o dentista a ter uma visão prática sobre como está o andamento do seu planejamento de tratamentos e ter um acompanhamento mais eficiente.

Competitividade de mercado e atração de novos pacientes

Por fim, como citamos no início deste artigo, ao investir em tecnologia na odontologia, a clínica ou consultório irá se destacar da concorrência, considerando que outras clínicas da mesma região podem deixar essas oportunidades de investimento passarem desapercebidas.

8 ferramentas tecnológicas em alta na odontologia

1. Scanner intraoral

O scanner intraoral é uma tecnologia na odontologia utilizada para captar imagens tridimensionais detalhadas da cavidade bucal e dos dentes do paciente, eliminando a necessidade de usar moldes tradicionais desconfortáveis, oferecendo uma experiência mais tranquila para o paciente, além de proporcionar maior precisão para o diagnóstico do dentista.

Vantagens:

• Precisão e qualidade nos tratamentos;
• Conforto para o paciente;
• Colaboração e comunicação facilitada.

2. Anestesia eletrônica

A anestesia eletrônica envolve a administração controlada e precisa de anestésicos de forma que o paciente não sinta nenhuma dor. Esses dispositivos proporcionam um método mais confortável e controlado de aplicação de anestesia local durante diversos tipos de procedimentos odontológicos.

Vantagens:

• Precisão e qualidade nos tratamentos;
• Minimização do desconforto para o paciente;
• Eficiência dos tratamentos.

3. Aparelhos invisíveis

Os aparelhos invisíveis, apesar de já serem mais conhecidos no mercado, ainda são considerados uma tecnologia na odontologia bastante recente. Eles também são conhecidos como alinhadores transparentes e revolucionaram a ortodontia.

Esses dispositivos são feitos sob medida para os pacientes e são praticamente invisíveis quando usados. Sua eficiência, porém, é garantida, uma vez que eles são projetados para movimentar os dentes gradualmente, corrigindo problemas de má oclusão e alinhamento, assim como os aparelhos convencionais.

Vantagens:

• Estética aprimorada para os pacientes;
• Personalização de moldes;
• Mobilidade de remoção.

4. Radiografia digital

A radiografia digital é uma tecnologia que substitui os filmes radiográficos tradicionais por sensores eletrônicos para captar imagens da estrutura bucal e dos dentes dos pacientes. 

Com as imagens em tela, os dentistas podem visualizar e armazenar essas informações de forma mais prática do que antigamente.

Vantagens:

• Imagens imediatas;
• Qualidade das imagens;
• Armazenamento facilitado.

5. Impressão 3D

A impressão 3D é uma tecnologia na odontologia que cria objetos tridimensionais em camadas, a partir de um modelo digital. Isso permite que o dentista crie uma série de dispositivos personalizados, tais como:

• Próteses;
• Implantes;
• Aparelhos ortodônticos;
• Guias cirúrgicos.

Vantagens:

• Rapidez na produção de dispositivos;
• Redução de custos a longo prazo;
• Inovação em tratamentos.

6. Teleodontologia

A teleodontologia é uma modalidade diferente na odontologia e vai trazer uma prestação de serviços odontológicos à distância, utilizando ferramentas de comunicação como videochamadas e troca de informações online. Isso permite consultas virtuais, acompanhamento de tratamentos e orientações remotas.

Vantagens:

• Acesso ampliado e facilitado;
• Economia de tempo e deslocamento;
• Redução de custos operacionais.

7. Software de gestão

Um software de gestão para clínicas odontológicas é uma solução tecnológica que ajuda a gerenciar as operações e os aspectos administrativos de uma clínica. Ele deve abranger áreas como:

E outras funções relacionadas à gestão do consultório.

Vantagens:

• Organização eficiente;
• Redução de erros;
• Economia de recursos.

8. Inteligência Artificial

A inteligência artificial (IA) é um campo da ciência da computação que se preocupa com a criação de máquinas inteligentes, capazes de aprender e agir de forma independente com base em padrões criados por vastos bancos de dados.

As possibilidades de uso dessa ferramenta são vastas e com alto potencial de revolucionar diversas áreas na vida cotidiana das pessoas e cresceu principalmente nos últimos 10 anos, influenciando diversos mercados como a odontologia, por exemplo.

Hoje, a utilização da IA já pode ser observada em:

• Aplicativos e interfaces web;
• Carros automáticos;
• Diagnósticos médicos;
• Atendimento ao público;
• Jogos e a indústria do entretenimento, em geral.

A IA ainda é uma tecnologia em estágios iniciais na área da odontologia, mas com capacidade para mudar a forma como os dentistas cuidam de seus pacientes.

Atualmente, já vemos a praticidade e conveniência de utilizar a Inteligência Artificial em dispositivos de comando de voz, por exemplo, para facilitar a rotina dos dentistas com suas agendas.

Software + IA: a tecnologia na odontologia do Simples Dental

Temos orgulho em dizer que investimos constantemente em diversas frentes tecnológicas para trazer experiências cada vez mais completas aos nossos clientes.

Por isso, mais uma vez sendo pioneiros em inovações na odontologia, queremos apresentar a vocês um lançamento especial: a Skill Simples Dental para Alexa.Somos o primeiro software odontológico a oferecer aos dentistas uma gestão inovadora com a Alexa para que o dentista organize melhor seu tempo, ganhe em produtividade e faça sua gestão ser simples, inovadora e prática.

A atuação dessa profissional vai além das tarefas administrativas e engloba também o atendimento ao paciente, o gerenciamento da agenda dos dentistas e a coordenação das demandas internas.

Sua atuação em diversas frentes deve ser valorizada pelos administradores de clínicas e consultórios, pois é essencial para garantir que todos os processos funcionem de forma eficiente. E isso proporciona uma experiência positiva aos pacientes.

Nesse conteúdo, vamos falar sobre como os gestores podem encontrar formas de valorizar essa profissional, e de que forma a própria secretária de dentista pode atuar para facilitar a sua rotina de trabalho. Continue a leitura!

Qual a importância de ter uma boa secretária de dentista em uma clínica ou consultório?

Poder contar com uma secretária de dentista excelente é essencial para o bom funcionamento da clínica ou consultório odontológico, porque ela será responsável por administrar diversas tarefas, tais como:

Quer ser uma secretária nota 10? Confere essas dicas!

Gestor: quais as principais maneiras de incentivar e engajar a secretária de dentista?

Agora que você entendeu sobre a importância do trabalho dessa profissional, vamos falar sobre algumas maneiras de incentivar e torná-la uma aliada no crescimento de seu negócio. Veja algumas práticas indicadas:

Reconhecimento e feedback

Desenhe formas de reconhecer a secretária de dentista por meio de conversas avaliativas e feedbacks. Nesse ponto, é importante ouvir o que ela tem a dizer, quais são seus anseios e opinião sobre o funcionamento e atividades da clínica. Assim, é possível gerar melhorias em conjunto.

Comissionamento por vendas

Apesar de a secretária de dentista não ter como obrigatoriedade a venda de tratamentos, é muito comum que isso aconteça, principalmente porque ela terá um contato constante com os pacientes. Quando esse for o cenário, é importante encontrar formas de comissioná-la e incentivá-la a ofertar cada vez mais produtos da clínica.

Envolvimento e participação em processos de trabalho

Se a sua secretária de dentista é alguém engajado nas metas da clínica, e deseja se envolver com práticas que podem melhorar a experiência do seu paciente, ainda que sejam atividades complementares ao trabalho dela, crie um ambiente acolhedor e dê liberdade para que ela possa opinar e desenvolver esses trabalhos.

Definição de metas alcançáveis

As metas são uma ótima forma de engajar a sua secretária, mas precisam ser alcançáveis, ou seja, metas possíveis, ainda que sejam desafiadoras. Essa é uma prática comum para com outros dentistas da clínica, e pode ser tangível também para motivar a secretária a executar suas atividades com maior capricho e perfeição.

Plano de carreira e crescimento

Assim como em outras profissões, a secretária de dentista também precisa de um plano de carreira e previsão de crescimento, ter isso muito claro é importante para que ela entenda onde está e o que precisa fazer para ir adiante. E lembre-se: quando ela cresce, a clínica também cresce e, sendo assim, todos ganham.

Secretária: 5 práticas que vão facilitar o seu dia a dia

Sobre as práticas importantes para ser uma secretária de dentista excelente, nós sugerimos principalmente as seguintes:

1. Organize a agenda diariamente

É importante manter uma agenda atualizada com os horários dos pacientes corretos, e sempre que algo mudar, imediatamente fazer as alterações para que o dentista tenha sempre as informações mais recentes em mãos.

Além disso, as informações de contato e procedimentos que serão realizados em cada agendamento irão trazer uma visão mais ampla para o profissional da odontologia conseguir se programar.

Com essas práticas, é possível garantir que não haja divergência ou quaisquer erros que possam trazer transtornos para o dentista e o paciente.

Afinal, o que é e o que não é função da secretária do dentista?

2. Treine sua comunicação

Como alguém que vai precisar estar o tempo todo em contato com pacientes e dentistas, a secretária de dentista precisa treinar sua comunicação e inserir boas práticas em sua rotina para conseguir resultados cada vez melhores.

3. Faça registros para não perder nada

Guardar muitas informações somente na cabeça pode ser um erro grave, pois são diversos pacientes que irão passar pelo consultório diariamente, e uma pequena confusão pode acarretar grandes problemas.

Por isso, é indicado fazer registros, seja em papel (o que não recomendamos), planilhas ou em um software de gestão, para garantir que todos os lembretes e notificações importantes sejam vistas por todos os responsáveis por aquele paciente.

4. Receptividade gentil e harmoniosa

O medo de ir ao dentista é um problema real, e, por isso, a secretária de dentista que recebe os pacientes com gentileza e harmonia consegue cativá-los e acalmá-los, o que é ótimo para todo o tratamento posterior.

Ser acolhedora é, portanto, uma das habilidades necessárias para garantir que o paciente goste da experiência do atendimento desde o início e deseje voltar mais vezes até essa clínica.

5 dicas para ter um atendimento humanizado na clínica

5. Acompanhe o estoque bem de perto

Uma parte importante das obrigações de uma secretária de dentista é monitorar e controlar o estoque de materiais e suprimentos da clínica.

Isso engloba desde os itens básicos de higiene e escritório, até os materiais utilizados para os tratamentos.

Então, é preciso que a secretária esteja sempre atenta e verificando constantemente a quantidade de suprimentos.

Assim, ela consegue evitar surpresas, ou pior, chegar ao ponto de faltar algum material essencial para o consultório.

Quais ferramentas irão ajudar a secretária de dentista em sua rotina?

Como uma profissão que exige o controle de diversas áreas, é preciso que a secretária conte com ferramentas modernas e eficazes.

Assim, é possível evitar toda a papelada que era utilizada antigamente, e também os processos manuais, muito mais suscetíveis a erros.

Nossa dica, tanto para gestores quanto secretárias, é começar ou migrar para o digital e trazer maior praticidade e ganho de tempo para sua rotina.

Uma das formas de fazer isso é utilizando um software de gestão que conte com uma agenda digital, como o Simples Dental.

Quer conhecer mais sobre essa função e outras que poderão auxiliar o trabalho da sua secretária de dentista? Legal, faça o teste grátis por 7 dias no Simples Dental!

Entenda as atividades e deveres da secretária do dentista e aprenda como treinar, acompanhar e estabelecer metas de performance

Se você já assistiu ao filme Homem de Ferro, deve lembrar bem da Pepper e a secretária do engenheiro e inventor bilionário Tony Stark, né?! Até porque foi ela quem criou uma armadura de ferro para mantê-lo vivo após ser sequestrado e sofrer um acidente. Beleza, mas o que isso tem a ver com o artigo de hoje? Tudo!

Basta pensar que o atendimento em um consultório odontológico começa muito antes do momento em que o paciente se senta na cadeira do dentista. Até porque quando chega a essa etapa, ele já fez contato para agendar uma consulta, preencheu alguns dados e foi recepcionado quando chegou ao consultório. E se você está ligado no título deste artigo, já percebeu que esses procedimentos são parte da função da secretária do dentista.

Pois bem, a secretária do dentista é fundamental para promover uma boa experiência aos pacientes. Além disso, é ela quem garante que outros processos internos estejam sempre em dia. O problema é que, muitas vezes, a função da secretária é confundida com as tarefas do auxiliar de saúde bucal. Ou até, em outros casos, essa profissional acaba recebendo atividades que exigem mais do que ela está preparada para fazer.

Por isso, é importante que tanto o dentista quanto a secretária do dentista conheçam bem as atribuições desse cargo. Assim, tudo funciona da melhor maneira possível no consultório!

A função do auxiliar de saúde bucal

O auxiliar de saúde bucal é o profissional que, como o próprio nome sugere, auxilia dentro do consultório. Seus conhecimentos são relacionados especificamente à odontologia. Ele é quem vai cuidar dos materiais odontológicos, auxiliar os dentistas nos tratamentos e fazer a coleta de informações sobre a saúde bucal do paciente. Em resumo, a atuação desse profissional ocorre antes, durante e depois do atendimento do dentista. Mas, está sempre ligada aos procedimentos feitos por ele.

A função da secretária do dentista

Uma de suas principais funções é o atendimento ao paciente. E você sabe que isso acaba abrangendo uma quantidade muito grande de tarefas, né?! É responsabilidade dela atender telefonemas, recepcionar clientes e agendar consultas em todos os canais de contato com os clientes. Ou seja, cabe a ela manter a agenda do dentista em ordem. Por isso, precisa resolver possíveis impasses e transtornos sempre que necessário.

Também é função da secretária do dentista solicitar dados pessoais e esclarecer dúvidas sobre pagamento, atendimento e outros processos do consultório. Mas atenção! Não confunda essas informações com aquelas que são coletadas pelo auxiliar de saúde bucal para traçar o perfil do paciente.

Outra função da secretária do dentista é aperfeiçoar o atendimento. Como fazer isso? Ela pode lembrar os pacientes de uma nova consulta, mandar mensagens de aniversário e outras ações que melhorem a relação com o consultório.

E, claro, não precisa dizer que tudo isso deve ser feito com empatia e simpatia, certo? Até porque, não é só o bom atendimento do dentista que faz o paciente voltar.

O trabalho da secretária é fundamental para que o paciente se sinta valorizado.

Mas além do atendimento ao paciente, a secretária do dentista ou da clínica odontológica também desempenha outras funções administrativas. Alguns exemplos são o contato com fornecedores, a realização de compras, a contratação de serviços de manutenção e o pagamento de despesas. Tudo isso por meio do diálogo com o dentista para entender quais são as reais necessidades do consultório.

Mas, existem alguns serviços que são direcionados à secretária e que nem sempre são responsabilidade dela. Como o marketing e a contabilidade, por exemplo. Mesmo que ela possa auxiliar nessa parte, o mais indicado é que tenham profissionais especialistas no assunto. Isso porque esses dois serviços são bem importantes para atrair clientes e manter o local em ordem.

E então, ficou mais fácil?

Como você viu, essa profissional é peça essencial para que tudo corra bem no consultório! E isso só será possível se suas atribuições ficarem bem definidas já no momento da contratação. É preciso separar bem quais são as suas funções e oferecer o máximo de facilidades para que ela as possa exercer. Assim, sobra mais tempo par atender os pacientes com excelência. 

Ah, outra dica importante é manter um diálogo bem próximo com as secretárias. Dar feedbacks constantes e oferecer capacitações são ideias bem legais, por exemplo. Assim, todo mundo ganha: dentista, secretária e, principalmente, os pacientes!

Agora que você já sabe a função da secretária, confira também algumas dicas de como ser uma secretária nota 10 na clínica. Uma boa dica é investir em um software odontológico para auxiliar a secretária no desempenho de suas funções junto ao dentista. Para conhecer a ferramenta  fale com um dos nossos vendedores. 

Se você tiver alguma dúvida ou sugestão sobre o assunto, deixe um comentário no espaço abaixo! E se gostou do artigo, compartilhe com seus colegas!

Entender que a secretária de dentista faz parte da estratégia do seu consultório ou clínica é o primeiro passo para garantir a satisfação dos seus clientes.

Com isso, ao contratar uma profissional ou um profissional para ocupar essa função é preciso levar em consideração requisitos fundamentais, que irão influenciar no desempenho e na eficiência de atividades administrativas.

Como braço direito da dentista ou do dentista, o perfil ideal de uma secretária odontológica deve atender às necessidades e desafios do consultório. Além de prestar um bom atendimento, ter boa comunicação, ser organizada e ter familiaridade com informática são pontos chave da função.

Flávia Dias, ex-secretária odontológica e analista de Recursos Humanos da Simples Dental, ainda destaca a empatia, a proatividade e a capacidade multitarefas como importantes características.

“Entender um pouco sobre o mundo odontológico e como agregar ao fluxo financeiro do consultório também contam como diferenciais”, destaca Flávia.

1 → Como descrever uma vaga para secretária de odontologia

Na hora de divulgar a vaga para secretária odontológica, primeiro é preciso deixar evidente todas as atividades que a pessoa irá desempenhar em seu trabalho.

DICA: sempre observe qual é a realidade da clínica ou consultório.

De acordo com Graziela Pereira, ex-secretária odontológica e supervisora de Recursos Humanos da Simples Dental, a descrição deve estar bem alinhada com as funções do cargo e objetiva.

“Esse ponto é muito importante para esclarecer o será responsabilidade da pessoa, assim quando ela começar a trabalhar esteja com as informações bem claras”.

É essencial também indicar as condições do trabalho, como horários, dias e outras informações sobre o serviço.

Definidas as atribuições do cargo, o segundo passo para descrever a vaga é listar os requisitos e conhecimentos que a profissional ou o profissional deve ter para se candidatar. Neste caso, sempre leve em consideração o que a sua clínica precisa no momento.

Alguns tópicos importantes são:

Formação

Para exercer a função de secretária odontológica não é necessário curso superior ou mesmo nível de escolaridade.

Neste caso, fica a critério da clínica odontológica determinar o grau de ensino de acordo com o nível de dificuldade das tarefas que serão executadas.

Experiência

Geralmente é desejável que o candidato ou candidata tenha experiência anterior na área, mas tenha em mente: esse não deve ser um fator determinante ou obrigatório.

Ensinar o dia a dia do ambiente de trabalho pode ser mais vantajoso do que contratar uma pessoa com hábitos e práticas adquiridos nos empregos anteriores e que podem conflitar com a realidade da sua clínica.

Além disso, características como empatia e organização são, em muitos casos, mais importantes do que conhecimentos técnicos, que podem ser ensinados posteriormente. Novamente, leve em consideração o que a sua clínica precisa.

Habilidade organizacional

Com as atribuições do cargo já definidas anteriormente, a organização é um dos principais requisitos na hora de divulgar a vaga.

No dia a dia de uma clínica, a secretária irá desempenhar diversas tarefas, por isso deve saber priorizá-las para executá-las da maneira mais produtiva possível. Além disso, atente para a necessidade de saber gerenciar o tempo, algo fundamental na rotina odontológica.

Bom relacionamento interpessoal

Outro tópico indispensável é o bom relacionamento interpessoal. Em muitas situações a secretária irá se deparar com pacientes angustiados, com dor ou estressados, além de idosos com dificuldades de compreensão e crianças agitadas e impacientes.

Paciência, cautela, educação e empatia são fundamentais para lidar com o público em qualquer área, mas sobretudo no segmento da saúde, quando as pessoas, por vezes, estão fragilizadas.

Facilidade com informática

Do envio de uma mensagem no Whatsapp até a utilização de um software odontológico, a rotina de uma clínica ou consultório envolve processos que demandam o uso de computadores e aparelhos móveis. Por isso, é essencial que a secretária de dentista tenha aptidão com tecnologia, mesmo que seja básico.

Uso correto da língua portuguesa

Seja na escrita ou na fala, erros recorrentes de português podem causar uma má impressão nos pacientes. Isto acaba sendo um ponto negativo para a imagem da clínica.

Logo, esse deve ser um ponto importante no anúncio da vaga, pois a secretária precisa se comunicar de forma objetiva e clara para passar informações aos pacientes em todos os canais utilizados.

2 → Como avaliar currículos recebidos

Depois de anunciar a vaga e receber os currículos, faça uma pré-seleção e convide para a entrevista quem atende os requisitos iniciais ou está de acordo com a maior parte deles.

Durante essa fase do processo de seleção, analise tanto aspectos técnicos como competências relacionadas à personalidade da profissional ou do profissional.

Caso não seja urgente preencher a vaga, opte por fazer a entrevista em mais de uma etapa para facilitar a avaliação.

De acordo com Graziela, esse método auxilia a conhecer melhor a pessoa candidata em situações um pouco diferentes. “Assim é possível alinhar primeiro a parte técnica e ver se vamos em frente com a pessoa ou não, ao invés de investir tempo sem necessidade”, explica.

Compare as informações do currículo

Nessa primeira etapa, certifique-se da veracidade das informações que constam no currículo, como formação, experiência profissional e conhecimentos técnicos.

Para medir as habilidades organizacionais, a sugestão é dar exemplos de situações reais que ocorrem na clínica ou mesmo hipotéticas, que podem ocorrer, e questionar como a pessoa daria prioridade para realizar o serviço.

Analise a personalidade

Ao realizar a entrevista pessoalmente, utilize métodos que possibilitem saber como é a personalidade da candidata ou candidato e como age frente a imprevistos, por exemplo.

Avalie características como:

• calma
• cordialidade
• capacidade de ouvir e mostrar preocupação
• proatividade
• discrição com informações
• linguagem corporal
• bom humor

É fundamental que a pessoa saiba como acolher os pacientes e fazer um atendimento humanizado, para que o cliente se sinta confortável e seguro.

O perfil da secretária de dentista também deve estar de acordo com a cultura da clínica. Tenha critérios rigorosos para valores inegociáveis como honestidade, comprometimento e ética, por exemplo.

Faça uma simulação e teste

Após as duas primeiras etapas, para ter uma ideia de como sua futura secretária irá de fato desempenhar suas funções, faça uma simulação da rotina da clínica propondo que ela execute alguns dos processos administrativos ou realize atendimentos.

Você também pode convidar pessoas de sua confiança, outros funcionários de sua equipe ou, até mesmo, pacientes mais próximos para participar do processo e pedir suas opiniões sobre o atendimento ao final da etapa.

Com relação ao correto uso do português, faça um teste escrito com a pessoa: uma redação de poucas linhas sobre o cargo ou a elaboração de uma mensagem simples de confirmação de consulta para um paciente fictício.

Com esses textos, será possível analisar se a comunicação será clara e objetiva, mantendo a credibilidade de sua clínica.

Considere os diferenciais

Cursos complementares e certificados ou experiências e histórias que chamam a atenção podem ser levados em conta como critérios de avaliação e até mesmo desempate, caso faça sentido dentro do perfil buscado.

3 → Direitos e Deveres da função

A função de secretária odontológica é reconhecida e está sob as normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Devido a isso, é importante conhecer os principais direitos previstos na lei, como: férias, 13º salário, INSS, FGTS, entre outros benefícios.

Ao solicitar experiência profissional, lembre-se: o Artigo 442-A das Leis Trabalhistas permite que o empregador exija até 6 meses de experiência prévia comprovada no mesmo tipo de atividade.

Após a contratação, há também o período de 3 meses para avaliação, com possibilidade de encerrar o contrato caso a relação empregatícia não seja satisfatória.

Entre os deveres e responsabilidades da secretária odontológica, fazem parte do seu trabalho, segundo a CLT:

• atender clientes
• organizar agendamentos
• confirmar consultas
• receber pagamentos
• cobrar inadimplentes
• organizar o ambiente da clínica
• realizar o controle de estoque

É importante lembrar que suas funções são basicamente administrativas, portanto ela não pode atuar diretamente com o trabalho do dentista a não ser que possua uma certificação profissional para isso.

4 → Vantagens da capacitação de secretárias e profissionais de odontologia

Outrora visto como uma prioridade secundária, o treinamento de profissionais hoje é considerado cada vez mais como um investimento que gera benefícios a curto e longo prazo.

Isso porque esse tipo de investimento, que vai desde capacitações internas até cursos de graduação, tem gerado resultados interessantes para ambos os lados.

Ao fomentar o desenvolvimento de carreira das pessoas, a própria empresa aposta em seu crescimento e fortalecimento de marca.

Entre as vantagens da qualificação de colaboradores, é possível citar as mais visíveis:

• Melhoria na produtividade: capacitações diminuem a chance de erro, aumentam a autonomia e confiança do funcionário ou funcionária em propor melhorias e oferecem mais qualidade nos resultados.
• Redução da rotatividade: pois aumenta o sentimento de valorização e, como consequência, retêm talentos que enxergam crescimento e mais oportunidades dentro da organização.
• Melhoria na integração da equipe: além de promover a comunicação mais efetiva entre as pessoas, treinamentos também estimulam a competitividade saudável.
• Surgimento de lideranças: com a possibilidade de demonstrar suas habilidades, muitos profissionais se destacam naturalmente.
• Atualização de conhecimentos: a adequação de novos e antigos colaboradores às principais tendências e tecnologias do mercado.

Trazendo esse contexto para a realidade de uma clínica, muitas vezes é comum que dentistas se preocupem apenas com a capacitação de seus auxiliares.

Entretanto, é imprescindível investir também no treinamento da secretária odontológica para que o ambiente se torne ainda mais profissional.

Segundo Graziela, há mais pontos positivos do que negativos em relação a disponibilizar esse benefício. “A satisfação das pessoas que trabalham na empresa, o aumento de motivação, o aumento de conhecimento e o diferencial competitivo são algumas das vantagens”.

Entre os pontos negativos, a supervisora de RH ressalta o tempo longe do trabalho que a capacitação requer. “Porém, enxergamos que nossos colaboradores precisam desse tempo para investir no seu conhecimento e desenvolvimento”, explica.

Ou seja, uma secretária capacitada conseguirá desempenhar todas as suas tarefas de forma mais eficiente e ágil, evitando que o dentista ou a dentista tenha custos excessivos ou se preocupe com questões administrativas que não sejam estritamente necessárias.

Além disso, Flávia Dias reforça que a qualificação também resulta na diminuição do estresse e esgotamento da funcionária ou funcionário e os torna mais preparados para o dia a dia da clínica.

“Além de aumentar a performance no trabalho, gera um desgaste muito menor, já que a pessoa tem muitas rotinas que podem ser otimizadas quando se tem o conhecimento necessário”.

Como investir na carreira da sua secretária

Para atingir o perfil ideal de secretária para sua clínica, o dentista ou a dentista tem inúmeras formas de investir na carreira de sua secretária.

Converse com sua funcionária ou funcionário e entenda quais são seus interesses de crescimento profissional. A partir disso, avalie quais as melhores opções de qualificação:

• • Capacitações internas: podem ser feitas por você ou alguém de sua equipe, normalmente relacionadas a processos administrativos ou de gestão da clínica ou consultório, como o uso de softwares ou procedimentos específicos.
  • Palestras e workshops: oferecem conhecimento e aperfeiçoamento de técnicas de forma prática e dinâmica, com curta duração (normalmente de algumas horas) e possibilidade de networking.
  • Cursos profissionalizantes: são cursos livres que não exigem nível de ensino, tem menor custo e cargas horárias menores e flexíveis em comparação com cursos de graduação.
  • Cursos de graduação: de nível universitário, com longa duração em que o aluno pode obter o título de bacharel, licenciado ou tecnólogo.
  • EaD: modalidade de ensino à distância que vem ganhando cada vez mais espaço e credibilidade. Pode ser de longa ou média duração e é feito totalmente online.

• Certificações para auxiliar de dentista: caso a pessoa deseje atuar diretamente com o dentista, é preciso ter a certificação de Auxiliar de Saúde Bucal, regulamentada por lei.

5 → Guia rápido de contratação

Em resumo, na hora de descrever uma vaga para secretária odontológica, liste os principais requisitos para a função:

• Formação
• Experiência profissional
• Habilidade organizacional
• Bom relacionamento interpessoal
• Facilidade com informática
• Uso correto da língua portuguesa

Na etapa de avaliação de currículos e entrevistas, observe aspectos técnicos e individuais e divida o processo em etapas:

• Compare as informações do currículo
• Analise a personalidade
• Faça uma simulação e teste
• Considere os diferenciais

Lembre-se de que as responsabilidades da secretária odontológica dizem respeito a funções administrativas, como:

• Atender clientes
• Organizar agendamentos
• Confirmar consultas
• Receber pagamentos
• Cobrar inadimplentes
• Organizar o ambiente da clínica
• Realizar o controle de estoque

Para saber mais sobre a função de secretária odontológica, acesse o nosso Guia Completo.

Para ter uma clínica ou consultório de odontologia de sucesso, a dentista ou o dentista dependem de muitos fatores além do conhecimento da sua especialidade. Um excelente atendimento, a fidelização de pacientes, a gestão financeira e, é claro, as secretárias são partes primordiais do negócio.

Muitas vezes, a importância da secretária em consultórios odontológicos é esquecida, o que é um erro, principalmente, quando se pensa em organização e fidelização de pacientes.

Afinal, a secretária de dentista é a principal responsável por cuidar dos agendamentos, confirmação de consulta, cobrança de inadimplentes e, também, é a primeira pessoa com quem o paciente tem contato.

Por isso, é importante ressaltar que ter um olhar estratégico para esse trabalho é fator decisivo para o sucesso de qualquer consultório de odontologia.

1 → O que faz uma secretária de dentista

Mesmo não atuando na odontologia, a secretária de dentista é responsável pelo bom funcionamento de um consultório ou clínica.

São exemplos das principais atribuições desta profissional:

Atendimento ao cliente:

Essa é, sem dúvidas, uma das principais funções da secretária. Na maioria das vezes ela é a responsável pelo primeiro contato com o paciente, seja para agendar ou remarcar uma consulta, recepcioná-lo no consultório, tirar dúvidas, fazer cobranças. Por isso, é importante que a pessoa responsável por essa tarefa tenha uma comunicação clara e objetiva.

Organização de agenda:

Outra tarefa de extrema importância e que é responsabilidade da secretária é a organização da agenda do dentista. Afinal, por via de regra, quem marca os horários do dentista é ela. Além dos agendamentos, a secretaria fica responsável por acompanhar o status de confirmação da consulta e, em casos de cancelamentos, também fica sob sua responsabilidade fazer o reagendamento das consultas.

Financeiro

Em muitas clínicas e consultórios a pessoa responsável por fechar orçamentos, receber pagamento e cobrar inadimplentes é a secretária. Além de tirar essa tarefa da lista de afazeres do dentista, essa pode ser uma boa estratégia para que o responsável por cobranças não seja o profissional responsável pelo atendimento odontológico, evitando possíveis desconfortos e quebra de relacionamento entre dentista e paciente.

Fidelização

O investimento em retenção, como aponta o professor e economista Philip Kotler, pode ser até  7 vezes mais barato que a captação de novos clientes e essa é uma tarefa que pode facilmente ser realizada pela secretária de dentista. Enviar mensagens em datas especiais, ou lembretes com o cuidado da saúde bucal são formas de manter os clientes engajados com a clínica.

Organização do ambiente

Para um atendimento de excelência, além de uma recepcionista com boa comunicação, é necessário apresentar um ambiente limpo e organizado aos pacientes. Por isso, a secretária fica encarregada de manter a higienização básica do ambiente no dia a dia, além de manter a organização focada em deixar o ambiente mais aconchegante possível.

2 → O que não é função da secretária

A secretária não tem relação direta com o trabalho do dentista. Suas funções são basicamente administrativas. A não ser que tenha uma certificação de auxiliar de saúde bucal, ela não deve prestar assistência no atendimento relacionado especificamente à odontologia.

Neste caso, o auxiliar de saúde bucal é o profissional responsável por auxiliar dentro do consultório. Seus conhecimentos são relacionados especificamente à odontologia. Ele é quem vai cuidar dos materiais odontológicos, auxiliar os dentistas nos tratamentos e fazer a coleta de informações sobre a saúde bucal do paciente.

Em resumo, a atuação desse profissional ocorre antes, durante e depois do atendimento do dentista. Mas, está sempre ligada aos procedimentos feitos por ele, diferentemente da secretária.

3 → Como trabalhar como secretária odontológica

Não existe uma fórmula mágica para ser uma secretária odontológica de alta performance, mas há pontos que podem ser trabalhados para melhor atender tanto os pacientes quanto os dentistas e ainda conseguir organizar a rotina da clínica para colocar todas as demandas em dia.

Organização

Uma secretária organizada é, consequentemente, mais produtiva em sua rotina. Como citamos acima, a lista de atribuições dessa profissional pode ser bem grande, e, no meio de tantas atividades e demandas diárias, fica fácil se perder ou deixar alguma coisa de lado.

Por isso, manter a organização e construir processos é uma missão muito importante.

Comunicação

A comunicação é uma das habilidades mais importantes para uma boa secretária odontológica. Afinal, ela mantém contato diário com os pacientes e colaboradores da clínica em que atua.

Para tudo isso, é preciso de comunicar de forma clara, detalhada e paciente. Importante também sempre tomar cuidado com a dicção e  articulação das palavras. Falar com pressa, sem cuidado com a pronúncia, pode acabar gerando confusão ou, pelo menos, insatisfação nos pacientes ou os dentistas colegas.

Atendimento humanizado

Um atendimento empático onde o paciente é tratado como um ser humano, pode ser um grande diferencial para o consultório.

Como é sabido, esse tipo de atendimento é fundamental para o dentista, mas também precisa fazer parte do trabalho da secretária, tanto nos contatos presenciais quanto nas conversas online ou por telefone com o paciente.

Demonstre interesse no que o paciente tem a apresentar, trate-o sempre pelo seu nome e faça-o se sentir acolhido no consultório odontológico. Tudo isso é muito importante para fidelizar pacientes e garantir que a agenda esteja sempre cheia.

Autonomia

A rotina de uma clínica pode contar com uma série de imprevistos diariamente, variando desde a chegada de uma emergência até um cliente desmarcar em cima da hora.

Por isso, é importante que a secretária construa uma relação de confiança com o dentista do trabalho para que essa profissional consiga lidar com algumas situações de forma independente do dia a dia do trabalho.

Inclusive, talvez esse seja o verdadeiro pilar para garantir que a secretária consiga realizar seu trabalho da melhor forma: a comunicação. Ela pode conversar com o dentista, com outros membros da equipe e garantir que todos falam a mesma língua. Isso vai resultar em um ambiente de trabalho melhor, mais saudável e otimizado!