Entenda as atividades e deveres da secretária do dentista e aprenda como treinar, acompanhar e estabelecer metas de performance

Se você já assistiu ao filme Homem de Ferro, deve lembrar bem da Pepper e a secretária do engenheiro e inventor bilionário Tony Stark, né?! Até porque foi ela quem criou uma armadura de ferro para mantê-lo vivo após ser sequestrado e sofrer um acidente. Beleza, mas o que isso tem a ver com o artigo de hoje? Tudo!

Basta pensar que o atendimento em um consultório odontológico começa muito antes do momento em que o paciente se senta na cadeira do dentista. Até porque quando chega a essa etapa, ele já fez contato para agendar uma consulta, preencheu alguns dados e foi recepcionado quando chegou ao consultório. E se você está ligado no título deste artigo, já percebeu que esses procedimentos são parte da função da secretária do dentista.

Pois bem, a secretária do dentista é fundamental para promover uma boa experiência aos pacientes. Além disso, é ela quem garante que outros processos internos estejam sempre em dia. O problema é que, muitas vezes, a função da secretária é confundida com as tarefas do auxiliar de saúde bucal. Ou até, em outros casos, essa profissional acaba recebendo atividades que exigem mais do que ela está preparada para fazer.

Por isso, é importante que tanto o dentista quanto a secretária do dentista conheçam bem as atribuições desse cargo. Assim, tudo funciona da melhor maneira possível no consultório!

A função do auxiliar de saúde bucal

O auxiliar de saúde bucal é o profissional que, como o próprio nome sugere, auxilia dentro do consultório. Seus conhecimentos são relacionados especificamente à odontologia. Ele é quem vai cuidar dos materiais odontológicos, auxiliar os dentistas nos tratamentos e fazer a coleta de informações sobre a saúde bucal do paciente. Em resumo, a atuação desse profissional ocorre antes, durante e depois do atendimento do dentista. Mas, está sempre ligada aos procedimentos feitos por ele.

A função da secretária do dentista

Uma de suas principais funções é o atendimento ao paciente. E você sabe que isso acaba abrangendo uma quantidade muito grande de tarefas, né?! É responsabilidade dela atender telefonemas, recepcionar clientes e agendar consultas em todos os canais de contato com os clientes. Ou seja, cabe a ela manter a agenda do dentista em ordem. Por isso, precisa resolver possíveis impasses e transtornos sempre que necessário.

Também é função da secretária do dentista solicitar dados pessoais e esclarecer dúvidas sobre pagamento, atendimento e outros processos do consultório. Mas atenção! Não confunda essas informações com aquelas que são coletadas pelo auxiliar de saúde bucal para traçar o perfil do paciente.

Outra função da secretária do dentista é aperfeiçoar o atendimento. Como fazer isso? Ela pode lembrar os pacientes de uma nova consulta, mandar mensagens de aniversário e outras ações que melhorem a relação com o consultório.

E, claro, não precisa dizer que tudo isso deve ser feito com empatia e simpatia, certo? Até porque, não é só o bom atendimento do dentista que faz o paciente voltar.

O trabalho da secretária é fundamental para que o paciente se sinta valorizado.

Mas além do atendimento ao paciente, a secretária do dentista ou da clínica odontológica também desempenha outras funções administrativas. Alguns exemplos são o contato com fornecedores, a realização de compras, a contratação de serviços de manutenção e o pagamento de despesas. Tudo isso por meio do diálogo com o dentista para entender quais são as reais necessidades do consultório.

Mas, existem alguns serviços que são direcionados à secretária e que nem sempre são responsabilidade dela. Como o marketing e a contabilidade, por exemplo. Mesmo que ela possa auxiliar nessa parte, o mais indicado é que tenham profissionais especialistas no assunto. Isso porque esses dois serviços são bem importantes para atrair clientes e manter o local em ordem.

E então, ficou mais fácil?

Como você viu, essa profissional é peça essencial para que tudo corra bem no consultório! E isso só será possível se suas atribuições ficarem bem definidas já no momento da contratação. É preciso separar bem quais são as suas funções e oferecer o máximo de facilidades para que ela as possa exercer. Assim, sobra mais tempo par atender os pacientes com excelência. 

Ah, outra dica importante é manter um diálogo bem próximo com as secretárias. Dar feedbacks constantes e oferecer capacitações são ideias bem legais, por exemplo. Assim, todo mundo ganha: dentista, secretária e, principalmente, os pacientes!

Agora que você já sabe a função da secretária, confira também algumas dicas de como ser uma secretária nota 10 na clínica. Uma boa dica é investir em um software odontológico para auxiliar a secretária no desempenho de suas funções junto ao dentista. Para conhecer a ferramenta  fale com um dos nossos vendedores. 

Se você tiver alguma dúvida ou sugestão sobre o assunto, deixe um comentário no espaço abaixo! E se gostou do artigo, compartilhe com seus colegas!

Entender que a secretária de dentista faz parte da estratégia do seu consultório ou clínica é o primeiro passo para garantir a satisfação dos seus clientes.

Com isso, ao contratar uma profissional ou um profissional para ocupar essa função é preciso levar em consideração requisitos fundamentais, que irão influenciar no desempenho e na eficiência de atividades administrativas.

Como braço direito da dentista ou do dentista, o perfil ideal de uma secretária odontológica deve atender às necessidades e desafios do consultório. Além de prestar um bom atendimento, ter boa comunicação, ser organizada e ter familiaridade com informática são pontos chave da função.

Flávia Dias, ex-secretária odontológica e analista de Recursos Humanos da Simples Dental, ainda destaca a empatia, a proatividade e a capacidade multitarefas como importantes características.

“Entender um pouco sobre o mundo odontológico e como agregar ao fluxo financeiro do consultório também contam como diferenciais”, destaca Flávia.

1 → Como descrever uma vaga para secretária de odontologia

Na hora de divulgar a vaga para secretária odontológica, primeiro é preciso deixar evidente todas as atividades que a pessoa irá desempenhar em seu trabalho.

DICA: sempre observe qual é a realidade da clínica ou consultório.

De acordo com Graziela Pereira, ex-secretária odontológica e supervisora de Recursos Humanos da Simples Dental, a descrição deve estar bem alinhada com as funções do cargo e objetiva.

“Esse ponto é muito importante para esclarecer o será responsabilidade da pessoa, assim quando ela começar a trabalhar esteja com as informações bem claras”.

É essencial também indicar as condições do trabalho, como horários, dias e outras informações sobre o serviço.

Definidas as atribuições do cargo, o segundo passo para descrever a vaga é listar os requisitos e conhecimentos que a profissional ou o profissional deve ter para se candidatar. Neste caso, sempre leve em consideração o que a sua clínica precisa no momento.

Alguns tópicos importantes são:

Formação

Para exercer a função de secretária odontológica não é necessário curso superior ou mesmo nível de escolaridade.

Neste caso, fica a critério da clínica odontológica determinar o grau de ensino de acordo com o nível de dificuldade das tarefas que serão executadas.

Experiência

Geralmente é desejável que o candidato ou candidata tenha experiência anterior na área, mas tenha em mente: esse não deve ser um fator determinante ou obrigatório.

Ensinar o dia a dia do ambiente de trabalho pode ser mais vantajoso do que contratar uma pessoa com hábitos e práticas adquiridos nos empregos anteriores e que podem conflitar com a realidade da sua clínica.

Além disso, características como empatia e organização são, em muitos casos, mais importantes do que conhecimentos técnicos, que podem ser ensinados posteriormente. Novamente, leve em consideração o que a sua clínica precisa.

Habilidade organizacional

Com as atribuições do cargo já definidas anteriormente, a organização é um dos principais requisitos na hora de divulgar a vaga.

No dia a dia de uma clínica, a secretária irá desempenhar diversas tarefas, por isso deve saber priorizá-las para executá-las da maneira mais produtiva possível. Além disso, atente para a necessidade de saber gerenciar o tempo, algo fundamental na rotina odontológica.

Bom relacionamento interpessoal

Outro tópico indispensável é o bom relacionamento interpessoal. Em muitas situações a secretária irá se deparar com pacientes angustiados, com dor ou estressados, além de idosos com dificuldades de compreensão e crianças agitadas e impacientes.

Paciência, cautela, educação e empatia são fundamentais para lidar com o público em qualquer área, mas sobretudo no segmento da saúde, quando as pessoas, por vezes, estão fragilizadas.

Facilidade com informática

Do envio de uma mensagem no Whatsapp até a utilização de um software odontológico, a rotina de uma clínica ou consultório envolve processos que demandam o uso de computadores e aparelhos móveis. Por isso, é essencial que a secretária de dentista tenha aptidão com tecnologia, mesmo que seja básico.

Uso correto da língua portuguesa

Seja na escrita ou na fala, erros recorrentes de português podem causar uma má impressão nos pacientes. Isto acaba sendo um ponto negativo para a imagem da clínica.

Logo, esse deve ser um ponto importante no anúncio da vaga, pois a secretária precisa se comunicar de forma objetiva e clara para passar informações aos pacientes em todos os canais utilizados.

2 → Como avaliar currículos recebidos

Depois de anunciar a vaga e receber os currículos, faça uma pré-seleção e convide para a entrevista quem atende os requisitos iniciais ou está de acordo com a maior parte deles.

Durante essa fase do processo de seleção, analise tanto aspectos técnicos como competências relacionadas à personalidade da profissional ou do profissional.

Caso não seja urgente preencher a vaga, opte por fazer a entrevista em mais de uma etapa para facilitar a avaliação.

De acordo com Graziela, esse método auxilia a conhecer melhor a pessoa candidata em situações um pouco diferentes. “Assim é possível alinhar primeiro a parte técnica e ver se vamos em frente com a pessoa ou não, ao invés de investir tempo sem necessidade”, explica.

Compare as informações do currículo

Nessa primeira etapa, certifique-se da veracidade das informações que constam no currículo, como formação, experiência profissional e conhecimentos técnicos.

Para medir as habilidades organizacionais, a sugestão é dar exemplos de situações reais que ocorrem na clínica ou mesmo hipotéticas, que podem ocorrer, e questionar como a pessoa daria prioridade para realizar o serviço.

Analise a personalidade

Ao realizar a entrevista pessoalmente, utilize métodos que possibilitem saber como é a personalidade da candidata ou candidato e como age frente a imprevistos, por exemplo.

Avalie características como:

• calma
• cordialidade
• capacidade de ouvir e mostrar preocupação
• proatividade
• discrição com informações
• linguagem corporal
• bom humor

É fundamental que a pessoa saiba como acolher os pacientes e fazer um atendimento humanizado, para que o cliente se sinta confortável e seguro.

O perfil da secretária de dentista também deve estar de acordo com a cultura da clínica. Tenha critérios rigorosos para valores inegociáveis como honestidade, comprometimento e ética, por exemplo.

Faça uma simulação e teste

Após as duas primeiras etapas, para ter uma ideia de como sua futura secretária irá de fato desempenhar suas funções, faça uma simulação da rotina da clínica propondo que ela execute alguns dos processos administrativos ou realize atendimentos.

Você também pode convidar pessoas de sua confiança, outros funcionários de sua equipe ou, até mesmo, pacientes mais próximos para participar do processo e pedir suas opiniões sobre o atendimento ao final da etapa.

Com relação ao correto uso do português, faça um teste escrito com a pessoa: uma redação de poucas linhas sobre o cargo ou a elaboração de uma mensagem simples de confirmação de consulta para um paciente fictício.

Com esses textos, será possível analisar se a comunicação será clara e objetiva, mantendo a credibilidade de sua clínica.

Considere os diferenciais

Cursos complementares e certificados ou experiências e histórias que chamam a atenção podem ser levados em conta como critérios de avaliação e até mesmo desempate, caso faça sentido dentro do perfil buscado.

3 → Direitos e Deveres da função

A função de secretária odontológica é reconhecida e está sob as normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Devido a isso, é importante conhecer os principais direitos previstos na lei, como: férias, 13º salário, INSS, FGTS, entre outros benefícios.

Ao solicitar experiência profissional, lembre-se: o Artigo 442-A das Leis Trabalhistas permite que o empregador exija até 6 meses de experiência prévia comprovada no mesmo tipo de atividade.

Após a contratação, há também o período de 3 meses para avaliação, com possibilidade de encerrar o contrato caso a relação empregatícia não seja satisfatória.

Entre os deveres e responsabilidades da secretária odontológica, fazem parte do seu trabalho, segundo a CLT:

• atender clientes
• organizar agendamentos
• confirmar consultas
• receber pagamentos
• cobrar inadimplentes
• organizar o ambiente da clínica
• realizar o controle de estoque

É importante lembrar que suas funções são basicamente administrativas, portanto ela não pode atuar diretamente com o trabalho do dentista a não ser que possua uma certificação profissional para isso.

4 → Vantagens da capacitação de secretárias e profissionais de odontologia

Outrora visto como uma prioridade secundária, o treinamento de profissionais hoje é considerado cada vez mais como um investimento que gera benefícios a curto e longo prazo.

Isso porque esse tipo de investimento, que vai desde capacitações internas até cursos de graduação, tem gerado resultados interessantes para ambos os lados.

Ao fomentar o desenvolvimento de carreira das pessoas, a própria empresa aposta em seu crescimento e fortalecimento de marca.

Entre as vantagens da qualificação de colaboradores, é possível citar as mais visíveis:

• Melhoria na produtividade: capacitações diminuem a chance de erro, aumentam a autonomia e confiança do funcionário ou funcionária em propor melhorias e oferecem mais qualidade nos resultados.
• Redução da rotatividade: pois aumenta o sentimento de valorização e, como consequência, retêm talentos que enxergam crescimento e mais oportunidades dentro da organização.
• Melhoria na integração da equipe: além de promover a comunicação mais efetiva entre as pessoas, treinamentos também estimulam a competitividade saudável.
• Surgimento de lideranças: com a possibilidade de demonstrar suas habilidades, muitos profissionais se destacam naturalmente.
• Atualização de conhecimentos: a adequação de novos e antigos colaboradores às principais tendências e tecnologias do mercado.

Trazendo esse contexto para a realidade de uma clínica, muitas vezes é comum que dentistas se preocupem apenas com a capacitação de seus auxiliares.

Entretanto, é imprescindível investir também no treinamento da secretária odontológica para que o ambiente se torne ainda mais profissional.

Segundo Graziela, há mais pontos positivos do que negativos em relação a disponibilizar esse benefício. “A satisfação das pessoas que trabalham na empresa, o aumento de motivação, o aumento de conhecimento e o diferencial competitivo são algumas das vantagens”.

Entre os pontos negativos, a supervisora de RH ressalta o tempo longe do trabalho que a capacitação requer. “Porém, enxergamos que nossos colaboradores precisam desse tempo para investir no seu conhecimento e desenvolvimento”, explica.

Ou seja, uma secretária capacitada conseguirá desempenhar todas as suas tarefas de forma mais eficiente e ágil, evitando que o dentista ou a dentista tenha custos excessivos ou se preocupe com questões administrativas que não sejam estritamente necessárias.

Além disso, Flávia Dias reforça que a qualificação também resulta na diminuição do estresse e esgotamento da funcionária ou funcionário e os torna mais preparados para o dia a dia da clínica.

“Além de aumentar a performance no trabalho, gera um desgaste muito menor, já que a pessoa tem muitas rotinas que podem ser otimizadas quando se tem o conhecimento necessário”.

Como investir na carreira da sua secretária

Para atingir o perfil ideal de secretária para sua clínica, o dentista ou a dentista tem inúmeras formas de investir na carreira de sua secretária.

Converse com sua funcionária ou funcionário e entenda quais são seus interesses de crescimento profissional. A partir disso, avalie quais as melhores opções de qualificação:

• • Capacitações internas: podem ser feitas por você ou alguém de sua equipe, normalmente relacionadas a processos administrativos ou de gestão da clínica ou consultório, como o uso de softwares ou procedimentos específicos.
  • Palestras e workshops: oferecem conhecimento e aperfeiçoamento de técnicas de forma prática e dinâmica, com curta duração (normalmente de algumas horas) e possibilidade de networking.
  • Cursos profissionalizantes: são cursos livres que não exigem nível de ensino, tem menor custo e cargas horárias menores e flexíveis em comparação com cursos de graduação.
  • Cursos de graduação: de nível universitário, com longa duração em que o aluno pode obter o título de bacharel, licenciado ou tecnólogo.
  • EaD: modalidade de ensino à distância que vem ganhando cada vez mais espaço e credibilidade. Pode ser de longa ou média duração e é feito totalmente online.

• Certificações para auxiliar de dentista: caso a pessoa deseje atuar diretamente com o dentista, é preciso ter a certificação de Auxiliar de Saúde Bucal, regulamentada por lei.

5 → Guia rápido de contratação

Em resumo, na hora de descrever uma vaga para secretária odontológica, liste os principais requisitos para a função:

• Formação
• Experiência profissional
• Habilidade organizacional
• Bom relacionamento interpessoal
• Facilidade com informática
• Uso correto da língua portuguesa

Na etapa de avaliação de currículos e entrevistas, observe aspectos técnicos e individuais e divida o processo em etapas:

• Compare as informações do currículo
• Analise a personalidade
• Faça uma simulação e teste
• Considere os diferenciais

Lembre-se de que as responsabilidades da secretária odontológica dizem respeito a funções administrativas, como:

• Atender clientes
• Organizar agendamentos
• Confirmar consultas
• Receber pagamentos
• Cobrar inadimplentes
• Organizar o ambiente da clínica
• Realizar o controle de estoque

Para saber mais sobre a função de secretária odontológica, acesse o nosso Guia Completo.