Estima-se que, atualmente, mais de 147 milhões de brasileiros utilizam o WhatsApp no dia a dia, sendo uma das redes sociais com maior potencial de uso no país.

Não à toa, existem cada vez mais oportunidades de divulgar serviços e atrair pessoas a conhecerem novos negócios, devido ao grande alcance que o canal oferece. Mas por onde começar?

Hoje, preparamos um guia completo sobre como potencializar seu WhatsApp na sua rotina. Boa leitura!

Por que usar o WhatsApp na odontologia do dia a dia?

O WhatsApp é uma ferramenta em constante desenvolvimento e, com isso, sempre surgem novas atualizações que podem ser aproveitadas para melhorar as suas vendas e o seu atendimento no consultório odontológico.

Aqui vão alguns motivos que fazem valer a pena utilizá-lo na sua carreira como uma ferramenta de suporte:

Tirar as dúvidas de seus pacientes

O WhatsApp na odontologia é um excelente canal para que seus pacientes entrem em contato com você, procurando seus serviços e tirando dúvidas variadas sobre sua clínica. 

Por meio da versão Business do aplicativo, o paciente consegue obter acesso a informações variadas, incluindo endereço, horários de atendimento e links para as redes sociais da clínica, por exemplo.

Facilidade para agendamento

Outro motivo para usar mais o aplicativo na sua rotina está na facilidade para realizar seus agendamentos, uma vez que os pacientes utilizam o canal de comunicação com esse intuito.Mas para isso, o ideal é utilizar um script de vendas bem preparado para antecipar as perguntas de seus pacientes e, ao mesmo tempo, facilitar o seu trabalho e da sua secretária, dentista.

Divulgação de imagens e vídeos

Assim como outras redes sociais, como o Instagram e o Facebook, o WhatsApp é uma ótima ferramenta para servir como vitrine de serviços. 

Nela, você pode divulgar cases de sucesso, sua lista de tratamentos, além de postagens para interagir e engajar com seu público.

Leia também: 12 ideias de posts para dentistas nas redes sociais

Fazer o follow-up de vendas

Realizar o acompanhamento do seu paciente, desde o momento em que ele está prestes a marcar a consulta até o pós-atendimento, faz parte de um follow-up bem construído na sua clínica odontológica.E pelo WhatsApp, essa supervisão acontece de forma mais orgânica, criando uma relação de confiança com seu público e ajudando os potenciais pacientes a optarem pela tomada de decisão por seus serviços.

5 dicas para atrair mais pacientes usando o WhatsApp na odontologia

Agora que você já está por dentro dos principais motivos para usar o WhatsApp na sua rotina, que tal conferir algumas dicas de como aproveitar o potencial máximo que essa ferramenta pode te oferecer também em atração de pacientes?

Basta seguir essas dicas:

1. Use o modo Business do WhatsApp

A primeira dica é optar pelo uso do modo Business para a sua clínica ou consultório odontológico. Com ele, você consegue automatizar mensagens de vendas, trabalhar com mensagens multimídias, garantir mais proteção contra possíveis fraudes e muito mais.

2. Utilize chatbots

Os chatbots são recursos que automatizam as mensagens, de acordo com as perguntas feitas e seguindo o script de vendas pré-definido. Eles podem responder mesmo quando você não estiver trabalhando, a qualquer hora do dia, sendo ideais para deixar seus pacientes sempre com um retorno de prontidão.

Além disso, eles tendem a deixar seu atendimento mais ágil e prático, respondendo com o assunto mais alinhado aos objetivos do paciente.

3. Trabalhe sua identidade visual

Não se esqueça que uma boa aparência é o cartão de visitas inicial para o seu público, e no caso do WhatsApp, isso não é diferente. 

Tire uma foto de perfil que se enquadre nos seus objetivos ou crie um logotipo para a sua clínica ou consultório odontológico, usando de maneira padronizada em todos os seus canais de comunicação.

4. Personalize seu atendimento

Além da imagem, o texto também é parte fundamental do bom atendimento no WhatsApp na odontologia. Busque deixá-lo simples e direto, com uma linguagem apropriada a seu público e com cordialidade em seu script.

5. Integre o serviço a um software odontológico

Por fim, não se esqueça de usar ferramentas que podem tornar a experiência de usabilidade do WhatsApp ainda mais completa. É o caso de um software odontológico, que pode integrar outras funcionalidades da rotina de trabalho em um mesmo lugar, facilitando a gestão.

O que evitar ao usar o WhatsApp na odontologia?

Ao mesmo tempo que existem boas práticas para o uso do WhatsApp na odontologia, há também práticas que é melhor evitar, para não ocasionar problemas jurídicos ou prejuízos:

Compartilhamento de dados pessoais

Evite compartilhar informações pessoais, como número de telefone pessoal ou contatos familiares com seus pacientes, visto que isso pode criar situações de importunação, gerando desconfortos.

Deixar pacientes sem retorno

Por ser um canal de comunicação dinâmico e com mensagens instantâneas, é importante ter sempre uma resposta de prontidão para dar aos seus pacientes, sem que eles fiquem esperando por longos períodos.

Caso você não consiga dar conta de todas as mensagens ou dos horários de atendimento, não se esqueça de optar pelos chatbots.

Veja também: os principais direitos dos seus pacientes

Falar de diagnósticos e valores

Também é recomendado não falar diretamente sobre valores pelo WhatsApp. Isso porque, no momento da consulta, podem ocorrer mudanças referentes ao tratamento mais indicado para o caso, por exemplo.

Outro assunto que é melhor ser evitado é realizar um diagnóstico completo pela ferramenta. Como é necessário trabalhar com ajuda de uma anamnese e de exames, esse tipo de explicação precisa ser feita na consulta presencial.

Envio de mensagens constantemente

É comum mandar uma mensagem ou outra como forma de chamar a atenção do paciente, por meio de promoções, conteúdos informativos, mensagens sazonais, entre outros materiais. Mas é preciso ter moderação no envio.

O mais importante, nesses casos, é evitar que o WhatsApp vire um gerador de SPAM para seus pacientes, o que pode ser prejudicial à sua imagem e acaba afastando seu público.

Conheça o Copiloto Simples Dental no WhatsApp Web

Agora que você já está por dentro de todos os benefícios do uso do WhatsApp na odontologia, aqui vai uma pergunta: você já conhece o Copiloto Simples Dental no WhatsApp Web? 

Essa funcionalidade permite centralizar toda a comunicação com os pacientes em um só lugar. Com ele, você é capaz de realizar agendamentos e enviar modelos de mensagens com muito mais agilidade. 

Confira como funciona essa integração com a explicação do CEO do Simples Dental, Ramon Maciel:

Graças a essa integração, tudo que você realiza no WhatsApp Web da sua clínica fica salvo no Simples Dental, garantindo mais segurança para o seu negócio.Vale lembrar que a funcionalidade está disponível sem custos para todos os clientes que estão no Plano Vendas do Simples Dental!

Porém, como fazer esse contato sem soar intrusivo para seu público? A solução pode estar em seguir um follow-up de vendas bem-feito, e que, ao mesmo tempo, te ofereça organização e praticidade no dia a dia.

Quer saber como fazer esse tipo de acompanhamento? Separamos a seguir um passo a passo do que não pode faltar.

O que é e para que serve um follow-up de vendas?

Um follow-up de vendas nada mais é do que realizar um acompanhamento para saber se o seu potencial paciente está prestes a agendar uma consulta ou escolher um tratamento, por exemplo.

O intuito dessa estratégia é evitar que o possível paciente acabe desistindo da ideia de optar pelos seus serviços, ajudando-o com eventuais dúvidas e amparando-o de acordo com suas necessidades.

Além disso, o follow-up também serve de guia para o paciente entender qual é o tratamento mais indicado para cada caso, usando de seus conhecimentos como base para dar o melhor direcionamento.

Quais são os benefícios ao se fazer um follow-up de vendas?

Confira a seguir alguns dos benefícios de aplicar essa técnica:

Construção de confiança

Ao realizar o follow-up, você demonstra que possui interesse genuíno em seus pacientes, e com isso, cria um vínculo de confiança para que ele se sinta confortável em marcar consultas e agendar mais tratamentos.

Estratégias mais assertivas

A estratégia também permite que você possa compreender melhor o seu público, incluindo suas dores e necessidades. Com base nisso, é possível criar um script de vendas personalizado, que atenda seus objetivos.

Auxílio para fechar orçamentos em aberto

Outro benefício associado à prática de fazer um follow-up contínuo é conseguir fechar orçamentos que ficaram em aberto e que não tiveram mais retorno. Muitas vezes na correria cotidiana, os pacientes podem se esquecer de responder, é por isso que a técnica pode ser bem-vinda, quando feita de forma amigável.

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Organização nas tarefas diárias

Ao definir um follow-up bem construído, você também irá reparar que a organização de sua clínica ou consultório odontológico melhorará. Isso porque o agendamento de consultas fica mais flexível, e se ele for feito de forma tecnológica com um software ao invés das agendas de papel, ficará menos burocrático.

E para saber como aposentar de vez os papéis de sua clínica, veja a dica do CEO do Simples Dental, Ramon Maciel:

Planejamento a longo prazo

Além da estratégia de vendas, você também pode se beneficiar com a tomada de decisões a longo prazo, uma vez que ganha previsibilidade de faturamento ao criar relacionamentos duradouros com seus pacientes.

5 dicas para ajudar no treinamento de sua secretária com o follow-up de vendas

Um dos pontos-chave para um follow-up de vendas de sucesso é instruir sua secretária acerca de como usar essa técnica em seu dia a dia. 

Por isso, separamos a seguir um passo a passo para você repassar no seu treinamento:

1. Defina momentos-chave de contato

Saber o momento certo em que é preciso entrar em contato com o paciente, sem que isso pareça intrusivo, é primordial na conduta do seu time. Por isso, é importante saber diferenciar situações que precisam de uma resposta imediata das que podem esperar.

Por exemplo, quando um paciente demonstra interesse, mas não agenda ainda uma consulta, pode ser uma oportunidade para entender o que está impedindo-o de agendar e buscar quebrar objeções. Outro caso comum: pedir um feedback de avaliação de como foi a consulta.

2. Siga um script de vendas e aplique-o

Criar um script de vendas pode tornar os retornos identificados durante o follow-up mais precisos. Para isso, é necessário que você consiga antecipar as possibilidades de respostas de seus pacientes e demonstrar dados que comprovem sua expertise nos tratamentos odontológicos.

3. Incentive a tomada de decisão

Não se esqueça que um follow-up deve ter um tom leve e descontraído, sem soar como uma obrigação ao paciente, e, ao mesmo tempo, conter uma linguagem pensada para incentivar a tomada de ações.

Ou seja, o ideal é encontrar o equilíbrio, dando o tempo e espaço ao paciente, mas lembrando-o eventualmente de marcar consultas, fechar orçamentos, entre outras decisões.

4. Reforce sobre a importância do pós-venda

Reforce com sua secretária que um follow-up de vendas bem-sucedido é aquele que se mantém mesmo após o fechamento da venda ou do orçamento. 

Isso quer dizer que dar a atenção ao paciente, mesmo após o tratamento, permite que ele possa ser fidelizado, voltando em futuras oportunidades ou recomendando seus serviços por meio de indicações a outras pessoas.

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5. Tenha as ferramentas certas para o seu follow-up

Além disso, não deixe de ter à sua disposição algumas ferramentas de marketing e gestão odontológica que podem tornar o acompanhamento de vendas mais facilitado para você e sua secretária, como:

• Checklists 
• Scripts
• Templates de e-mails
• Software odontológico de gestão

Faça o follow-up da sua clínica ou consultório odontológico com ajuda do Simples Dental

Para tornar sua rotina mais organizada, conte com a ajuda do Simples Dental. O maior software odontológico da América Latina auxilia no seu disparo de campanhas de follow-ups de forma prática e segura, além de ter uma área voltada para o acompanhamento de orçamentos em aberto.

Pensando em solucionar esse problema, uma das possíveis soluções é optar por criar um script de vendas, que antecipa as perguntas de seus pacientes e facilita o seu trabalho e da sua secretária, dentista.

Quer saber como funciona esse material e como criar um para o seu negócio? Basta seguir com a leitura abaixo e conferir nossas dicas.

O que é e para que serve um script de vendas?

Um script de vendas na odontologia é um documento que serve para criar um modelo de conversa entre o dentista e o paciente ou a secretária e o paciente, e possui como principal objetivo prever as possíveis dúvidas e dores do público.

Com base nessas possibilidades, é possível direcionar o diálogo da maneira que for mais certeira para o seu negócio, além de facilitar o retorno que sua secretária precisa dar ao paciente.

Entre os principais benefícios do script, é possível citar:

• Prestar um atendimento rápido: com um roteiro de vendas, fica mais fácil tirar dúvidas dos pacientes, fazendo com que eles ganhem tempo com respostas mais imediatas para seus problemas.
• Facilita a organização da sua secretária: a ferramenta também permite entender melhor se o paciente está pronto para agendar uma consulta ou se ele ainda precisa tirar dúvidas. Isso pode melhorar a organização do acompanhamento (follow-up) internamente.
• Permite a captação de possíveis pacientes: para que um novo paciente conclua a jornada de compra, o script de vendas pode servir para quebrar objeções, incentivando na tomada de decisão.
• Aumenta o faturamento do negócio: como consequência, ter um roteiro de vendas, baseado em técnicas que contribuam para sua efetividade, pode alavancar os negócios da sua clínica ou consultório odontológico.

7 dicas para que seu script de vendas seja eficaz

Para criar um script eficiente nos resultados, e que não pareça intrusivo para seus pacientes, é importante seguir alguns cuidados:

1. Entenda o seu público

O primeiro passo é talvez um dos mais importantes: compreender as dores e necessidades de seus pacientes. Sem isso, você não conseguirá saber qual caminho seguir na linguagem do script ou torná-la mais alinhada com suas metas.

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2. Antecipe as respostas

Outra coisa para se ter em mente ao criar um script de vendas é saber antecipar as possíveis dúvidas dos pacientes, desdobrando os caminhos que cada questão pode levar. 

Considere como se você fosse o paciente e quais perguntas faria. Podem ser, por exemplo, sobre:

• Preço.
• Formas de pagamento.
• Localização.
• Tratamentos.
• Quantidade de consultas e retornos.
• Se é um procedimento indolor.
• Preparos.
• Cuidados.

3. Valorize seu trabalho

Não deixe também de enaltecer para seu paciente os benefícios, diferenciais e tratamentos que você oferecerá, deixando claro no seu script. Assim, você cria um vínculo de confiança e torna-se autoridade no assunto.

4. Adicione dados concretos

Para corroborar seus atributos, o melhor a se fazer é comprovar tudo por meio de dados. 

Traga no seu script de vendas exemplos de números de pacientes que já realizaram o procedimento ou uma prova social com depoimento sobre a mesma experiência, para conferir credibilidade.

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5. Busque pela tomada de decisão

É preciso também que o script de vendas esteja alinhado com as necessidades do paciente, de modo que ele se sinta abraçado pela linguagem usada. Com isso, o roteiro precisa levar até a tomada de decisão e fazê-lo se sentir pronto para marcar uma consulta.

Tentar encontrar o equilíbrio nessa parte nem sempre é fácil, mas busque por gatilhos mentais que convençam o público de que é a melhor decisão a ser considerada, como fazer um preço atrativo, dar algum benefício exclusivo, entre outros.

6. Oriente sua secretária

Os funcionários são parte essencial do processo de implantação de um script de vendas de sucesso e por esse motivo, precisam ser orientados para entender sua importância, o direcionamento para este material e estarem todos alinhados no mesmo propósito. 

Portanto, dedique um tempo da sua rotina para capacitá-los e tornar o processo de vendas mais fluido e eficaz. Convença-os a tirarem as dúvidas sem julgamentos e ajude-os durante a adaptação ao script.

7. Não seja invasivo

Um dos maiores erros que muitos dentistas fazem em scripts de vendas é tentar convencer o paciente a tomar uma decisão com comunicações comerciais excessivas, pulando etapas do processo na jornada de compra.

Portanto, evite frases de urgência ou cobranças para fechar o orçamento, que façam o paciente desistir no meio do caminho, por exemplo. 

Além disso, é importante lembrar que o Conselho Federal de Odontologia considera como infração quaisquer tentativas de realizar uma mala direta ou telemarketing.

Direitos dos pacientes: tudo o que você precisa saber

Script pronto para você usar:

A seguir, montamos um script perfeito para você usar, veja só:

• Paciente: Olá, boa tarde. Gostaria de marcar uma consulta com o Dr. [nome do dentista].
• Secretária: Olá, meu nome é [nome da secretária], e cuido do atendimento do Dr. [nome do dentista]. É a sua primeira consulta? Já conhece os nossos serviços?
• Paciente: É minha primeira consulta.
• Secretária: Que legal, fico feliz de saber que escolheu o Dr. [nome do dentista]. Para sua primeira consulta, tenho as seguintes opções de dias e horários, veja: [inserir agenda com datas disponíveis]
• Paciente: Pode ser o dia 26 às 11 horas?
• Secretária: Perfeitamente, combinado. Você poderia me passar alguns dados seus para agendarmos a consulta? Precisaria de seu:

• Nome completo
• Telefone para contato
• E-mail
• CPF

• Paciente: Seguem os dados [coloca as informações pedidas].
• Secretária: Prontinho, consulta agendada. Lembrando que nosso endereço é na Rua XXXXXX, número XXXX, bairro XXXXX, cidade XXXX/estado XXXXX. Nos vemos em breve, muito obrigada! 

Ofereça uma boa experiência para seu paciente com a Anamnese Digital do Simples Dental

Depois que seu paciente fechar negócio por meio de seu script de vendas, ele irá esperar que a experiência na clínica seja tão boa quanto foi no atendimento inicial.

Por isso, é importante poder contar com uma anamnese personalizada para a sua primeira consulta com ele. Afinal de contas, seguir uma fórmula de sucesso garante mais vendas e aumenta o faturamento da sua clínica ou consultório odontológico.