Com isso, se as informações estão em papéis, fica difícil ter agilidade no controle sobre mudanças de horários, cancelamentos, faltas e remarcações, né? 

Além disso, aproveitar a tecnologia para ter uma agenda digital não é nada complexo e ainda pode ajudar a contornar diversos problemas comuns na gestão de negócios odontológicos. 

Vantagens do agendamento online para clínicas e consultórios 

Se tempo é dinheiro, ter mais controle sobre os horários é fundamental para você ganhar mais e poder atender melhor seus pacientes. Ou seja, o agendamento online ajuda clínicas e consultórios nesse desafio, além de promover benefícios também para os pacientes.

Confira algumas vantagens:

Tenha um aplicativo disponível para a comunicação entre paciente e clínica

Disponibilize um aplicativo completo, com informações sobre a clínica ou consultório e que os pacientes possam confirmar ou cancelar consultas.

Acesse a agenda a qualquer momento, em qualquer lugar

Ou seja, ao ter uma agenda online, você e/ou pessoas específicas ligadas ao consultório podem conferir as informações sobre as consultas em qualquer lugar com acesso à internet, até mesmo pelo celular. Por isso, chega de perder tempo confirmando consultas ao ligar para os pacientes ou chamar no WhatsApp.

Conquiste visão ampla sobre consultas e produtividade

Desde já, se você optar por manter todas as informações sobre consultas em um só lugar, isso vai ajudar você e sua equipe a terem uma visão clara sobre brechas na agenda, dias que serão mais agitados, entre outros pontos ligados à produtividade. No caso de clínicas, também fica mais fácil identificar os profissionais que estão realizando mais atendimentos. 

Acompanhe com facilidade mudanças de horário e cancelamentos 

Nesse sentido, existem no mercado softwares que permitem que você receba alertas caso ocorram mudanças de horário ou cancelamentos. Assim, é possível ir, de forma imediata, em busca de pacientes que estejam precisando de horários e preencher esses espaços de tempo. É uma ótima forma de não ter cadeiras vazias.

Crie alertas automáticos para remarcações de pacientes

Assim como no ponto anterior, ter um software possibilita que você programe alertas relacionados a pacientes que precisam retornar em determinados períodos. Caso ele não venha em busca dessa consulta, é possível tomar a frente e entrar em contato, aumentando chances da remarcação acontecer. 

Esses são apenas alguns exemplos dos benefícios de contar com uma agenda online, mas muitas outras vantagens relacionadas ao gerenciamento de tempo da sua clínica ou consultório podem ser aproveitadas se a ferramenta escolhida for de qualidade, como é o caso do maior software odontológico da América Latina, o Simples Dental. 

Experiência pessoal: confira o depoimento de um usuário da agenda online 

O agendamento online é uma das principais funcionalidades do software Simples Dental. Mas como somos suspeitos para falar, chamamos um de nossos clientes para contar sobre sua experiência na plataforma. 

O gestor da it.odonto de Manaus, Fernando Trigueiro utiliza o Simples Dental. Segundo o especialista, a funcionalidade de agendamento online ajuda a fazer uma gestão mais eficaz. “A gente consegue, de uma forma muito visual e muito intuitiva, entender como está a agenda e o que tem de espaços. Por causa das cores, isso realmente fica mais fácil”, explicou.

Ele também acredita que o agendamento online do Simples Dental ajuda a ter previsibilidade. “É possível ter uma noção ‘para frente’ e também olhar para trás, ver como estava a agenda, fazer comparações — inclusive com o indicador percentual de presença”.

Melhorias de resultados 

O dentista contou que percebeu uma evolução com o uso da ferramenta. No início, utilizam apenas de forma básica, para marcação dos pacientes. Com o uso de cores e observações, as mudanças começaram a ocorrer. 

“Quanto mais a gente aplicava as funcionalidades, melhores os resultados.  Diminuímos a quantidade de faltas, não temos mais atrasos, e melhoramos receita e faturamento, já que a gente conseguiu otimizar o tempo fazendo mais atendimento”, afirmou. 

Visualização completa e dinâmica

Trigueiro explicou que com a agenda online também fica tudo muito fácil de ser visualizado. “Todo mundo consegue saber o que está acontecendo, independentemente de estar lá ou não. Vejo também como benefício muito grande não precisar estar lá presente no negócio para fazer essa análise de como estão os indicadores e o desempenho das equipes”, explicou.

O gestor ressaltou que isso também dá mais agilidade, já que tudo é em tempo real. “Se alguém desmarcou, já ficamos sabendo. Isso permite que a equipe já preencha esse espaço vazio”. 

Fidelização dos clientes

Por fim, o dentista ainda destacou que a agenda online do Simples Dental permite não apenas olhar para agendamentos e cancelamentos, mas também criar alertas de retorno. “Isso favorece a fidelização do paciente que tem que voltar a cada 4 meses ou a cada 6 meses, por exemplo. A gente consegue fazer isso de uma forma muito organizada”. 

Segundo Trigueiro, essa funcionalidade ajudou também a realizar a venda de pacotes, algo que não conseguia antes, e a recuperar consultas de pacientes faltosos. Assim, é possível notar o impacto positivo na receita da clínica. 

Simples Dental: muito além do agendamento online

Em suma, a agenda online do Simples Dental tem outros diferenciais importantes que não podemos deixar de citar. Nele é possível: 

• Criar confirmações automáticas por WhatsApp e SMS, o que economiza até 30% do tempo de secretárias.
• Cadastrar e controlar alertas de retornos direto pela agenda. 
• Enviar lembretes de retorno para os pacientes.
• Cadastrar a agenda de quantos dentistas e secretárias for necessário, sem limites.

Assim, você pode conferir que o nosso software também vai muito além. No Simples Dental você encontra as seguintes funcionalidades: 

• Prontuário digital: livre-se da papelada com históricos clínicos dos pacientes sempre disponível, assinatura eletrônica, odontograma, documentos personalizados, etc
• Gestão e controle financeiro: você pode ter domínio total da sua clínica ao acompanhar dados financeiros em tempo real, simplificar o recebimento de boletos, obter um sistema inteligente de cobranças e muito mais. 
• Marketing e vendas: vai ficar simples transformar agendamentos em vendas, emitir orçamentos rápidos e personalizados, controlar comissões e até aprovar orçamentos completos ou parciais. 
• Aplicativo Meu Doutor: disponibilize um aplicativo completo com tudo o que pacientes precisam saber sobre sua clínica ou consultório.

Resumindo, para ficar ainda melhor, você pode testar nosso software gratuitamente. Clique no banner abaixo, faça seu cadastro e experimente os benefícios já aproveitados por mais de 60 mil usuários. 

A confirmação de consultas também é uma dor de cabeça para você? É complicado quando o dentista só tem acesso à agenda quando está no consultório ou precisa falar com a secretária para saber se o paciente confirmou ou cancelou horário. Ou quando não possui nenhuma ação para construir um forte relacionamento com os pacientes.

Com a tecnologia, você não precisa passar por isso nos dias atuais. A confirmação de consultas pode ser agilizada e te ajudar a organizar o dia de forma muito mais prática e ajudar a nutrir uma relacionamento com seus pacientes também. 

Com o Simples Dental você tem uma agenda online que mantém tudo atualizado em tempo real direto no seu celular. Então, você sabe na hora se a consulta foi confirmada ou não e pode se programar.

1. Como funciona a confirmação de consultas

A confirmação de consulta é uma forma de saber se o paciente realmente pretende ir na hora marcada, certo? Até porque ele pode se esquecer ou ter aparecido outro compromisso inadiável no mesmo horário. 

E muitos pacientes simplesmente não voltam quando deveriam e depois ficam reagendando. Só que cada vez que um paciente não comparece e o horário fica vago, é tempo jogado fora, ociosidade em sua clínica, gastos desnecessários e um atendimento que deixou de ser contabilizado. Ou seja, te impedindo de ganhar mais. 

Mas quando a confirmação de consultas funciona, você não deixa o giro do consultório perder o ritmo. Porém depender só da secretária não é a forma mais eficiente de fazer isso. Ela tem muitas outras tarefas no consultório e acaba que muitas consultas canceladas não são reagendadas ou não dá tempo de colocar outro paciente no lugar.

Por isso, todo o processo de agendamento precisa ser eficiente para que a sua estratégia de divulgação e captação de pacientes funcione. Ou seja, uma coisa depende da outra, não é mesmo? 

2. Principais meios utilizados para confirmação de consultas

Assim, há vários meios de fazer a confirmação de consulta, alguns deles mais antigos e já ultrapassados e outros que estão revolucionando a odontologia.

1 – Antigos

Há formas de confirmação de consultas antigas que ainda são adotadas por alguns consultórios.

2 – Ligação

Nesse sistema a secretária telefona para cada paciente da agenda um ou dois dias antes da consulta para fazer a confirmação. É um método lento, que desperdiça tempo e dinheiro. Sem falar que muita gente simplesmente não atende o telefone! Então, a gente não pode dizer que seja um método eficiente.

3 – Mensagens manuais

Outra forma de fazer a confirmação de consultas é mandando mensagens de texto por WhatsApp ou SMS. O conceito em si já é mais moderno e tecnológico, mas fazer isso manualmente é cansativo. E também toma um tempo precioso que a secretária poderia estar resolvendo outros assuntos do consultório. 

4 – Novos

Com tantos avanços na odontologia, claro que a confirmação de consulta também tinha que evoluir, concorda? Hoje há métodos bastante eficientes que otimizam o trabalho da secretária e têm custo baixo.

5 – WhatsApp automatizado

Sabia que 165 milhões de brasileiros entre 16 e 64 anos usam o WhatsApp? E como algumas operadoras permitem o uso ilimitado do aplicativo, sem debitar do consumo do pacote de dados, o mensageiro fica ainda mais popular. E é por isso que tantas empresas, de todas as áreas, gostam tanto dele.

Agora, você sabia que criar mensagens automatizadas pelo WhatsApp para a confirmação de consultas consegue economizar até 30% do tempo da secretária? E é um tempo que ela vai poder direcionar para tarefas mais importantes.

6 – SMS automatizado

Essa mesma automatização também pode ser feita pelo SMS, tanto para a confirmação de consultas quanto para os lembretes de retorno. Pronto, já agilizou muito mais a rotina do consultório!

E as mensagens automáticas do WhatsApp e do SMS podem ser facilmente programadas pelo Simples Dental de forma integrada à agenda online do software. 

7 – App Meu Doutor

Outra forma de fazer uma confirmação de consulta eficiente é através do App Meu Doutor para quem utiliza o Simples Dental. Ele é um aplicativo completo para manter seus pacientes sempre conectados com sua clínica ou consultório. 

Meu Meu Doutor seus pacientes podem confirmar ou cancelar consultas e ainda entrar em contato diretamente pelo próprio WhatsApp. Assim, além de mais integração, eles também têm mais autonomia até para consultar faturas. 

Oferecer um aplicativo exclusivo para seus pacientes com ele se sinta mais cuidado e isso agrega valor ao seu atendimento.

3. A importância da confirmação de consultas

A confirmação de consultas é essencial para evitar perda de tempo e de dinheiro. Afinal, quando um paciente simplesmente falta sem avisar você não tem como preencher o horário com outro paciente, certo? Então uma pessoa que precisa acaba perdendo a oportunidade de ser encaixada na agenda e o seu planejamento financeiro também sai prejudicado.

Por isso, a confirmação de consultas automática é um diferencial em todos os aspectos. Ela otimiza o trabalho da secretária, possibilita uma gestão de tempo mais eficiente, melhora o relacionamento com o cliente e ainda beneficia a gestão da sua clínica com um todo.

4. 7 Dicas para reduzir as faltas no consultório

Mas se a confirmação de consultas automática é essencial, ela é apenas parte de uma estratégia mais abrangente para reduzir as faltas no consultório. Veja 7 dicas que vão te ajudar:

1 – Tenha uma gestão automatizada

A gestão automatizada permite que você tenha um controle total sobre a sua clínica de forma muito simples, rápida e eficiente. Com o Simples Dental você pode acompanhar o comparecimento dos pacientes, o tíquete médio e todos os indicadores que o ajudam a tomar as melhores decisões. 

Assim você sabe se algum dentista está perdendo muitos pacientes, por exemplo, e descobre exatamente o que precisa ou não ser melhorado.

2 – Faça um controle digital de pacientes

Buscar em um monte de papel cada vez que precisa da informação de um paciente não é prático, nem ágil. E quando a agenda está apertada, então, chega a ser estressante. Mas resolver isso é fácil com a odontologia sem papel.

Digitalize todos os dados dos pacientes – prontuários, exames, dados pessoais, anamneses – e acesse tudo de forma fácil e organizada sempre que precisar. Até os pacientes vão se sentir mais seguros e valorizados vendo que seu consultório está alinhado com os novos tempos.

3 – Integre todos os canais de contato com a sua agenda

Você anda com a agenda de papel no bolso? Ou tem que ligar para a secretária para pegar algum contato? Ou só sabe que a consulta foi cancelada quando chega no consultório?

Não precisa passar por nada disso com a agenda online. Basta integrar todos os seus contatos com quantas secretárias e dentistas você precisar. Muito mais controle e comunicação integrada para agilizar o seus dias.

4 – Programe os lembretes automáticos e nutra um relacionamento

Você pode ajudar seus pacientes a se lembrarem das consultas apenas programando lembretes de retorno diretamente na agenda no dia anterior à consulta. Fica simpático e eficiente, sem perda de tempo para ninguém.

Além disso, coloque na rotina da secretária envio de mensagens para celebrar o aniversário ou em datas comemorativas e lembrando de realizar consultas visando a prevenção. Assim, você consegue sempre ser lembrado(a) pelo seu paciente e fica mais difícil, ele desmarcar no momento da consulta. 

5 – Conte com um bom software odontológico

É muito importante contar com soluções tecnológicas completas, elaboradas especialmente para a odontologia. Por isso, busque um bom software odontológico: pesquise, compare e analise bem todas as funcionalidades para ter soluções integradas que realmente façam diferença no atendimento ao paciente. 

6 – Treine sua equipe para o novo normal

Se sua equipe ainda está habituada à confirmação de consultas manual ou por via telefônica, está na hora de mudar. Converse com o pessoal, explique as facilidades e as vantagens que o novo normal traz para a clínica e para a retenção de pacientes através de melhoria dos serviços.

E não esqueça de oferecer um treinamento para que todos saibam usar o software com facilidade, integrando rapidamente as soluções ao dia a dia do consultório. 

7 – Sugira remarcações para quem não confirmar

Com a confirmação de consultas automáticas a integração com os pacientes é mais fácil. Quando o sistema sinalizar que um deles desmarcou ou não confirmou um horário, sugira a remarcação. Assim você estará mostrando que se importa com ele e criando mais um vínculo para fidelização.

5. Como o simples dental pode te ajudar a reduzir faltas no consultório

O Simples Dental é o maior software odontológico da América Latina, com todas as ferramentas que você precisa para reduzir faltas no consultório e fazer sua clínica crescer.

Com ele você tem soluções para todas as partes administrativas e financeiras da clínica, mas também para melhorar ainda mais o relacionamento com os clientes ao mesmo tempo em que otimiza a sua rotina.

Venha conhecer mais sobre o Simples Dental e faça um teste gratuitamente!

Quem gerencia um consultório ou uma clínica odontológica sabe que a agenda de consultas precisa estar bem organizada para que a demanda se ajuste à rotina de profissionais de Odontologia.

E assim como as amálgamas foram substituídas pelas resinas para melhorar a qualidade da restauração, as agendas online vieram para substituir as de papel e melhorar a administração das clínicas.

Entre as vantagens de utilizar uma agenda odontológica online, estão a possibilidade de marcar consultas, ter controle de faltas e cancelamentos, transferir atendimentos e programar alertas de retorno.

No mercado, o software da Simples Dental é o mais completo, com foco total na Odontologia, e tendo entre suas principais funcionalidades a Simples Dental Agenda.

A solução permite tornar o atendimento mais prático, rápido e organizado, além de reduzir custos com materiais de escritório e possibilitar o acesso em qualquer lugar.

Conheça abaixo a Agenda da Simples Dental e todos os benefícios que o sistema oferece.

1 → Como funciona a Agenda da Simples Dental

A Agenda Online da Simples Dental é uma das funcionalidades que integram o software odontológico da marca e tem como principal função a gestão de consultas.

Dentro da ferramenta é possível:

• • cadastrar pacientes;
  • marcar consultas e compromissos
  • acompanhar mudanças de horário e cancelamentos
  • editar e reagendar atendimentos
  • ter controle das cadeiras, sem duplicar ou deixar horários vazios.

Um dos principais diferenciais é a confirmação automática por WhatsApp e/ou SMS, que possibilita uma economia de tempo de até 30% nas atividades da clínica, o equivalente a uma média de 2 horas por dia.

De acordo com Alessandra Xavier, coordenadora de suporte ao cliente da Simples Dental, com essa integração o paciente só precisa responder sim ou não para a mensagem que recebe e a própria ferramenta já faz a alteração.

“Isso permite que a dentista ou o dentista tenha essa facilidade de conferir todas as consultas agendadas, confirmadas e canceladas, identificadas por cor, sem precisar que sua secretária entre em contato com cada cliente”, explica.

Além disso, não há limite para número de pacientes ou equipe, podendo cadastrar quantos dentistas, secretárias e clientes que a clínica precisar.

2 → Dicas práticas de uso

A Simples Dental Agenda é extremamente intuitiva. E para facilitar ainda mais, separamos algumas dicas para você ter o melhor desempenho no uso da ferramenta.

Alerta de retorno

O retorno do paciente é fundamental para a eficácia dos tratamentos, por isso o Simples Dental possui a função de Alerta de Retorno.

Ao abrir a consulta, o formulário traz a opção “Retornar em”, onde a dentista ou o dentista pode assinalar após quanto tempo uma nova consulta deve ser marcada e o motivo do retorno.

Com o período definido, o alerta será feito 15 dias antes da data prevista. É importante ressaltar que a funcionalidade tem a finalidade de lembrete e não gera uma consulta automaticamente.

Para visualizar todos os pacientes com alerta de retorno, basta clicar no ícone de prancheta no canto superior direito da sua agenda e selecionar o período desejado.

Como marcar compromissos

Na agenda online do Simples Dental, a dentista ou o dentista também consegue marcar seus compromissos, podendo organizar seu dia a dia em um único lugar.

Para criar um compromisso na plataforma é só acessar o menu “Agenda”, clicar no botão verde com o símbolo de “+” ou ir direto no dia e horário que será seu compromisso.

Uma nova tela irá aparecer, com as opções “Consulta” e “Compromisso”. Ao selecionar a segunda opção, basta configurar seu compromisso, informando o nome, a data e a duração da atividade.

Você também pode escolher se quer repetir o evento na sua agenda e marcar a opção de receber um alerta via sistema, além de optar por não atender no horário do seu compromisso, ficando visível para sua secretária.

E caso tenha alguma emergência, o sistema enviará um SMS avisando sobre o agendamento.

É importante lembrar que os compromissos são pessoais. Portanto, por uma questão de privacidade, cada profissional marca seu próprio compromisso.

Se você deseja que alguém de sua equipe possa marcar compromisso para outros profissionais, é preciso liberar a permissão no menu “Equipe”.

Basta acessar a opção “Ajustes”, ao lado esquerdo da tela, clicar em “Equipe” no menu acima e em “Editar” no campo do profissional que deseja ativar a permissão.

Na aba “Permissões”, é só clicar na opção “Agenda”, ativar “Criar compromissos para outros profissionais” e salvar a alteração.

Visualização da agenda

Para conferir a agenda de toda a sua equipe ou apenas as consultas e compromissos de um profissional, basta selecionar “Todos” ou o nome da pessoa que se deseja visualizar a agenda no canto superior esquerdo.

Configuração do horário de atendimento

Definir o horário de atendimento é muito importante para deixar sua rotina organizada e realizar os atendimentos no horário em que você e sua equipe estão na clínica.

Para isso, acesse seu nome no canto superior direito da tela e clique no símbolo de engrenagem.

Ao acessar “Agenda” no menu superior da página, é possível editar o horário, inicial e final, de atendimento, podendo escolher também o fuso horário ao lado.

Já para configurar o horário de cada profissional do consultório, clique em “Ajustes”, no menu principal, e em “Equipe”.

Ao editar os cards, é só definir um horário para cada dentista e salvar.

Tempo de consulta

Estimar a duração de um procedimento somado ao tempo em que se quer dedicar a atenção ao seu paciente é muito importante para tornar a experiência na sua clínica satisfatória.

Por isso, a agenda do Simples Dental possibilita indicar o tempo para cada consulta. Ao definir o horário do paciente, ao lado há um campo para definir a duração.

Dessa forma a agenda fica organizada, sem horários livres ou clientes esperando para serem atendidos.

3 → Simples Dental Agenda para iOS e Android

Clientes da Simples Dental também contam com o aplicativo do software, disponível para iOS e Android, que traz o acesso à agenda e algumas funcionalidades relacionadas à ela.

Suponha que você, dentista, esteja fora da clínica, em um mercado, por exemplo, e encontra um paciente que aproveita a oportunidade para pedir o agendamento de uma consulta.

Sem depender de inúmeros papéis ou mesmo de sua secretária, você pode acessar a agenda online do consultório pelo seu dispositivo móvel, ver a ficha daquele paciente, conferir um horário livre e marcar o atendimento.

“Além de ter acesso a todos os prontuários de seus pacientes, a dentista ou o dentista tem a facilidade de ter essas informações de forma segura e com acesso rápido, onde ele pode conferir o aplicativo a qualquer momento, em qualquer lugar e levar consigo o tempo todo”, destaca Alessandra.

O aplicativo também permite acessar a lista de toda a equipe, além de capturar e armazenar imagens para integrar ao prontuário do paciente.

4 → Plano Agenda

Para começar a usar a Simples Dental Agenda, é possível fazer um teste grátis por 7 dias, podendo utilizar, além da ferramenta, todas as funcionalidades que o software oferece.

Após esse período, no Plano Agenda o usuário dispõe da gestão de consultas e conta ainda com campanhas de marketing, controle de estoque e prontuário digital.

E caso a demanda da clínica exija o software completo, é possível migrar para o Plano Gestão, que oferece funcionalidades de gestão e controle financeiro, ou para o Plano Vendas, com ferramenta de vendas e automação com WhatsApp Web.

Saiba mais no site da Simples Dental ou fale com nosso time de especialistas.