Ele não só documenta o histórico clínico do paciente — incluindo condições de saúde anteriores e atuais, tratamentos realizados e medicamentos prescritos —, mas também é essencial para o planejamento e a continuidade do tratamento. Além disso, ele é um documento obrigatório conforme estabelecido pelo Conselho Federal de Odontologia (CFO), parecer n° 125/92. Esta regulamentação reforça a importância da documentação precisa e completa das informações do paciente, garantindo a qualidade e a segurança do atendimento odontológico.

Dessa maneira, ao manter um prontuário odontológico adequado, os dentistas podem:

Como esse é um documento extremamente importante para dentistas, como você, este artigo trará informações relevantes sobre ele.

Quais dados não podem faltar em um bom prontuário odontológico?

Em suma, existe flexibilidade na criação do prontuário odontológico para atender às necessidades específicas de cada clínica ou consultório. 

Porém, independentemente do formato escolhido, há pontos essenciais que devem ser incluídos para garantir a integridade e a utilidade do prontuário, como:

• Identificação do profissional: todos os impressos devem conter o nome do profissional, sua profissão e o número de inscrição no Conselho Regional.
• Identificação do paciente: nome completo, número do Registro Geral (identidade civil), número do cadastro individual de contribuinte (CIC), data de nascimento, naturalidade, nacionalidade, estado civil, sexo. E endereços residencial e profissional completos, e como o paciente chegou até o profissional (indicação).
• Ficha de anamnese: o conjunto de informações que faz parte da história clínica do paciente até o momento.
• Exames clínicos: tanto o extra-oral quanto o intra-oral, permitindo o reconhecimento dos sinais e sintomas no campo bucomaxilofacial. E, ao mesmo tempo, conduzindo o dentista à obtenção das informações gerais da saúde do paciente.
• Plano de tratamento: apresentação das várias possibilidades de tratamento ao paciente, inclusive aquelas que o profissional não tem condições técnicas de executar. Mas que poderiam ser realizadas por outros especialistas.
• Evolução do tratamento: todos os passos do tratamento executado com a descrição precisa dos elementos dentários e faces coronárias ou regiões envolvidas e os materiais utilizados.
• Receitas, atestados e exames complementares: documentos extras que o paciente deve ter acesso para seguir com os tratamentos indicados pelo dentista.

O papel do odontograma 

Aliás, o odontograma é uma ferramenta crucial no registro das características bucais dos pacientes e no acompanhamento da evolução do tratamento. Ele fornece uma representação gráfica da boca do paciente, incluindo a localização e a condição dos dentes, restaurações, próteses, entre outros detalhes relevantes. Essa visualização facilita a comunicação entre os profissionais de odontologia. E ainda ajuda no planejamento de tratamentos e permite o acompanhamento preciso das mudanças ao longo do tempo. Em resumo, o odontograma é um recurso valioso para a documentação e o gerenciamento eficaz do cuidado odontológico.

A evolução do prontuário odontológico 

Assim como em diversas áreas, os prontuários odontológicos também evoluíram com o avanço da tecnologia. Antigamente referidos como “fichas clínicas”, esses registros eram feitos em papel e mantidos em arquivos físicos. 

Com a evolução dos processos, houve uma transição para prontuários eletrônicos, que oferecem uma série de vantagens, incluindo maior acessibilidade, segurança e eficiência no armazenamento, além da recuperação de informações.

Prontuário de papel

O prontuário odontológico de papel foi, durante muito tempo, a forma tradicional de documentação. Consistia em fichas ou formulários físicos onde eram registradas as informações do paciente, incluindo histórico médico, procedimentos realizados, medicamentos prescritos e outras observações relevantes. 

Apesar de ser uma prática comum, os prontuários em papel apresentam desafios como:

• Espaço físico para armazenamento
• Dificuldade de acesso rápido às informações
• Vulnerabilidade a danos ou perdas por deterioração, incêndios ou extravios

Com o avanço da tecnologia, muitas clínicas e consultórios têm migrado para sistemas digitais. E assim, buscam maior eficiência, segurança e facilidade de gestão dos dados do paciente.

Prontuário digital 

Ao contrário do papel, o prontuário odontológico digital é uma forma moderna e eficiente de registrar e armazenar informações sobre os pacientes.

Assim, eles são acessados e atualizados digitalmente. Isso oferece maior praticidade, segurança e facilidade de compartilhamento de dados entre os membros da equipe da clínica ou consultório odontológico.

Por que usar um prontuário odontológico digital? 

Para deixar ainda mais clara a importância do prontuário odontológico digital na rotina dos dentistas, o Simples Dental trouxe um conteúdo explicando mais detalhes sobre ele e os principais motivos para utilizá-lo.

No artigo, você, dentista, poderá entender: 

• Os benefícios e a importância do uso de prontuários odontológicos digitais na prática clínica moderna
• Como essa ferramenta pode melhorar a eficiência operacional, a precisão no registro de informações dos pacientes, a comunicação entre os membros da equipe e a segurança dos dados
• Como os prontuários odontológicos digitais oferecem recursos avançados, como integração com sistemas de imagem, lembretes automáticos e análise de dados, para aprimorar o atendimento ao paciente e a gestão da clínica

Por isso, descubra mais sobre as vantagens de optar pelo modelo digital de prontuário odontológico acessando o nosso conteúdo completo.

O prontuário odontológico é um documento essencial para os profissionais da área, já que ele contém informações cruciais sobre a saúde bucal dos pacientes, histórico de tratamentos e intervenções realizadas. 

Com o avanço da tecnologia, a versão digital do prontuário tornou- se uma alternativa eficiente e segura para substituir o antigo modelo em papel.

Cabe lembrar ainda quem, segundo o Conselho Federal de Odontologia (CFO), o Código de Ética Odontológica define a elaboração, manutenção, atualização e armazenamento do prontuário odontológico como um dever fundamental da dentista e do dentista.

É evidente: a forma como se dá a ação de elaboração e, principalmente, de armazenagem destes documentos mudou.

Atualmente, com a digitalização dos processos das clínicas, muitos softwares focados na odontologia trazem em seu portfólio o prontuário digital como uma funcionalidade essencial.

Com isso, além da organização geral da gestão da clínica, as profissionais e os profissionais de odontologia têm maior flexibilidade. Para Ramon Maciel, dentista administrador da Felicittá e CEO da Simples Dental, um prontuário odontológico digital é o meio para acessar todas as informações de um paciente em um único lugar de forma simples.

“Se olharmos para o dia a dia de uma clínica, o armazenamento e o controle de um prontuário físico é complexo. Além do documento, temos radiografias, eventualmente fotos, que acabam sendo digitalizadas, e as informações nunca estão em um único lugar”.

A partir deste entendimento, fica evidente a importância do uso de um prontuário odontológico digital para dar mais dinâmica e agilidade no atendimento e direcionar o tempo, que seria gasto em atividades manuais, para ações focadas em vendas, por exemplo.

Mas quais são as nuances de um prontuário odontológico digital, seus benefícios à clínica e para o paciente? Tudo isso será explicado nos tópicos a seguir. Acompanhe!

1. Tipos de prontuários odontológicos

Conhecer os diferentes tipos de prontuários odontológicos é essencial para os e as dentistas que são empreendedores e empreendedoras e mantêm o próprio consultório.

Afinal, é nesse documento individual de cada paciente que são feitos os registros de informações. De tal forma, ele pode ser sempre consultado para facilitar a execução das opções de tratamento e procedimento realizados pela clínica. 

Além disso, com um prontuário sempre organizado, os e as profissionais conseguem acessar as informações dos pacientes antes de iniciar a consulta. Isso agiliza os processos e faz com que o atendimento prestado seja de mais qualidade.

No que se refere aos tipos de prontuários odontológicos, basicamente, existem duas opções: os de papel e os digitais. A seguir, falaremos brevemente de cada um deles:

1.1. Prontuários de papel

Os prontuários de papel são os mais comuns nas clínicas tradicionais. Tratam-se de fichas em que os e as profissionais da odontologia preenchem com as informações de cada atendimento.

Apesar de ser uma solução simples e barata, essa opção está entrando cada vez mais em desuso. Isso porque ela apresenta diversas desvantagens, como a facilidade extravio das fichas.

Além disso, os prontuários de papel ocupam muito espaço físico! É preciso ter vários fichários para dar conta de tanta papelada!

Isso sem falar que os e as recepcionistas perdem muito tempo para encontrar as fichas de cada paciente antes dos atendimentos.

1.2. Prontuários digitais

Os prontuários digitais são um software odontológico, que permite que os e as dentistas registrem as informações dos pacientes na nuvem. Isso traz uma série de vantagens para os atendimentos e para a clínica, de modo geral.

Para começar, não será mais necessário ocupar o espaço físico da clínica para guardar fichas de paciente.

Outro benefício é o espaço ilimitado para guardar informações. Até mesmo um odontograma completo pode ser armazenado no prontuário, facilitando os atendimentos realizados.

Isso sem contar na possibilidade de acesso em qualquer local, mediante login com usuários e senha.

Dessa forma, os e as dentistas podem acessar os prontuários de seus atendimentos em qualquer local. Ou seja, se eles e elas quiserem estudar casos em casa, por exemplo, isso é possível!

2. Como usar um prontuário odontológico digital?

Na prática, o uso, ou seja, a elaboração, manutenção, atualização e armazenamento de um prontuário odontológico digital segue as mesmas regras do prontuário físico.

De acordo com Maciel, um bom prontuário odontológico eletrônico começa com as informações essenciais. “É importante atentar para informações básicas de cadastro, como CPF, nome completo, telefone e endereço”.

Sendo o endereço uma informação estratégica. Com ele, é possível entender em que região a clínica possui mais clientes e, a partir disso, direcionar esforços de marketing para aumentar a performance do negócio.

2.1. Onde o prontuário odontológico pode ser usado?

O prontuário odontológico é um registro legal e confidencial das informações sobre o histórico clínico, diagnóstico e tratamento odontológico de pacientes. 

Ele pode ser usado por dentistas e equipes clínicas como uma ferramenta para planejamento de tratamento, acompanhamento da evolução do paciente e tomada de decisões clínicas.

Além disso, ele pode ser utilizado para fins legais, administrativos e de pesquisa, desde que respeitados os critérios de sigilo e privacidade dos pacientes.

3. Como preencher um prontuário odontológico?

O primeiro passo para ter um prontuário odontológico completo é o preenchimento correto da anamnese.

A entrevista de anamnese não deve ser vista apenas como uma etapa do processo, mas sim como uma importante ferramenta da clínica.

O conselho de Maciel é para que a dentista ou o dentista questione o paciente sobre quais problemas de saúde, ou comorbidades e alergias ele tem. A entrevista é importante para que sejam evitados problemas durante o tratamento.

Além disso, a anamnese é uma excelente ferramenta para vender. A entrevista é um momento ideal para quebrar o gelo e fazer perguntas mais amplas, como:

• qual é o seu sorriso dos sonhos?
• qual é o resultado esperado com o tratamento? e
• qual a expectativa de investimento ou orçamento disponível para o tratamento?

A partir desses pontos é possível coletar uma série de informações que ajudam, entre outras coisas, a fechar orçamentos e aumentar o ticket médio.

Com a anamnese concluída, Maciel aconselha a preencher todos os tratamentos feitos, quais foram finalizados e, principalmente, quais materiais foram utilizados.

“O detalhamento das informações é importante, pois é possível, por exemplo, buscar a cor da resina utilizada em um tratamento que precisa ser refeito, ou mesmo relembrar alguma especificidade do tratamento”.

DICA

Ao buscar por um software odontológico, opte por um que possua o questionário de anamneses já pronto e um sistema inteligente que gere alertas a partir das informações preenchidas para evitar equívocos no tratamento.

3.1. A importância do orçamento para o prontuário digital

É recomendado que a clínica sempre preencha um orçamento, pois a ação gera uma série de informações relacionadas a valores orçados x valores aprovados.

Essa métrica é essencial, ela pode trazer um entendimento maior sobre o porquê “X” orçamentos são aprovados e “Y” não, além de uma ideia de conversão.

Por exemplo, é possível fazer um funil e entender que é preciso fazer 50 orçamentos no mês, para que 15 sejam fechados.

Além da análise da métrica, é importante atentar que as informações do orçamento, em um software odontológico, são integradas com o prontuário. Otimizando tempo e o trabalho do dentista.

3.2. O que é preciso para usar um prontuário odontológico?

Para usar um prontuário odontológico, é necessário ser um profissional de odontologia com autorização legal para acesso às informações de pacientes. 

Além disso, é importante estar ciente das normas éticas e legais que regulamentam o uso e a guarda dos prontuários, bem como das obrigações relacionadas à confidencialidade das informações contidas no documento.

É importante que o ou a dentista e sua equipe clínica sejam responsáveis pela manutenção e atualização adequada do prontuário, para garantir a qualidade do atendimento e o bem-estar do paciente.

Em softwares odontológicos, o acesso é feito mediante login com usuário e senha, conforme explicamos.

3.3. Benefícios da utilização do prontuário odontológico digital

No dia a dia, o resumo dos benefícios de um prontuário odontológico digital está na economia de tempo gerada.

Por exemplo, se uma clínica possui 2 mil fichas, é necessário que uma pessoa se responsabilize pela busca e armazenagem diária delas.

“Muitas clínicas têm milhares de fichas e armazenar todas elas além do espaço ocupado, tem a questão da higiene e a possibilidade de perda de um prontuário.“ Ramon Maciel

Em um cálculo simples, se a clínica recebe 50 clientes por dia, e são perdidos 4 minutos na separação de cada prontuário, ao fim do dia, 2h da pessoa responsável por este trabalho foram desperdiçadas.

Aqui é importante fazer outros cálculos:

• quanto custa a hora da pessoa responsável por buscar, armazenar e separar prontuários?
• quantos profissionais da clínica e qual o tempo total desperdiçado em tarefas manuais envolvendo prontuários físicos?
• qual o custo clínico caso um prontuário seja extraviado?
• ao fim do mês, qual é o valor (em R$ e tempo) desperdiçado?
• qual é o valor perdido em pacientes mal atendidos?
• qual é o valor perdido em orçamentos não fechados, devido ao tempo direcionado em fichas físicas?

Além disso, é evidente, precisa-se avaliar o gasto com equipamentos (armários, etc.) para armazenagem e o custo com a compra de prontuários físicos e materiais de escritório para essa finalidade.

4. Vantagens do uso de prontuários odontológicos digitais

Sabemos que o prontuário odontológico digital traz inúmeros benefícios para o consultório. Pensando nisso, separamos as sete principais vantagens para você implementá-lo hoje mesmo. Veja!

4.1. Segurança e centralidade dos dados

Quando falamos de um prontuário digital, as informações estão integradas, alimentando toda a gestão da clínica.

Então, quando um orçamento é aprovado, automaticamente, o software gera os tratamentos para serem finalizados no prontuário e também os débitos a serem recebidos. Ao receber o valor, o fluxo de caixa já é alimentado. Gerando uma maior eficiência em toda a cadeia.

Além disso, um prontuário digital traz mais segurança aos dados, indo ao encontro das diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

4.2. Financeiro

Diretamente ligado ao prontuário digital, o processo de pagamento de comissões, em média, ocupa entre 2h a 4h semanais de um profissional ou uma profissional da clínica.

Como o pagamento de comissão, em geral, está alinhado a tratamentos finalizados ou aos pagamentos efetuados por pacientes, o uso de um prontuário facilita o processo, pois todo o controle está integrado ao sistema.

De acordo com Maciel, no caso de uso de prontuário físico, será preciso fazer o controle de comissões à parte. Ou seja, será necessário investir tempo para definir os valores a serem pagos, além do fato de gerar glosas, algo que é minimizado com um prontuário digital.

“Um prontuário físico é limitante, pois é preciso escrever todos os tratamentos e até mesmo o financeiro do paciente neste documento. Isso é um problema, pois o fluxo de caixa está concentrado em outro lugar.”

4.3. Histórico sempre disponível

Como falamos acima, as informações dispostas em um prontuário digital se integram com outras funcionalidades do software, simplificando a visualização das informações por todos os envolvidos em um atendimento, mas não só isso.

Todo o histórico do paciente fica acessível a qualquer momento. Sendo possível observar:

• tratamentos em aberto;
• pacientes em débitos;
• acessar a ficha de um paciente sem precisar ir ao consultório, etc.

4.4. Armazenamento e organização de informações de pacientes de forma segura e eficiente

Os prontuários digitais permitem que os consultórios odontológicos armazenem e organizem informações de pacientes de forma segura e eficiente. 

Os dados podem ser armazenados em servidores protegidos por senha, backups frequentes e com criptografia, reduzindo os riscos de perda de dados e garantindo a privacidade do paciente. 

Além disso, os dados podem ser organizados de forma clara e intuitiva, facilitando a recuperação de informações importantes, como histórico médico, alergias, prescrições e radiografias.

4.5. Melhora no atendimento aos pacientes

Cerca de 80% dos consumidores buscam informações sobre atendimento de um serviço no Google, antes de tomar uma decisão. Entre as buscas, o termo “tempo de espera” é um dos mais buscados.

Por esta lógica, o ficha odontológica digital, integrado a um software, evita alguns problemas como:

• duplicidade financeira: nada mais chato que cobrar um paciente duas vezes, ou pior, não cobrar;
• não confirmação de consultas: é possível observar quais pacientes têm tratamentos em aberto e garantir, com antecedência, a ocupação da cadeira;
• demora no atendimento: uma vez que não há necessidade de “caçar” o prontuário, o atendimento se torna mais ágil;
• dúvidas entre o time: se todos preenchem as informações de forma correta, todos os envolvidos em um atendimento conseguem acessar a ficha do paciente e saber o que está acontecendo; quais são os tratamentos em andamento, quais materiais foram utilizados e se há algum medicamento a ser evitado, por exemplo.
• imagens em um lugar, prontuário em outro: com a integração do prontuário ao software, é possível tirar fotos com o celular e já anexá-las à ficha. Sendo possível acessá-las a qualquer momento.

4.6. Compartilhamento de informações

Com a mobilidade que um prontuário digital possibilita, além da integração e rapidez que a informação circula na clínica é possível, como apontamos, acessar um prontuário de qualquer lugar.

4.7. Melhor comunicação entre as pessoas do consultório

Os prontuários digitais também permitem uma melhor comunicação e coordenação entre os membros da equipe do consultório, permitindo que todos tenham acesso às informações do paciente em tempo real. 

Isso reduz a necessidade de troca de mensagens, ligações ou arquivos em papel e agiliza o processo de tomada de decisão, melhorando o fluxo de trabalho do consultório.

5. Modelos disponíveis no mercado

Como apontado acima, um prontuário digital está atrelado a um software odontológico.

Entre as opções, a mais recomendada é o Simples Dental. Afinal, esse software é um dos mais completos do mercado, com foco total na odontologia.

Além disso, é o sistema mais utilizado na América Latina, sendo a plataforma oficial da Dental Cremer | Henry Schein e da Dental Speed. Mais informações: simplesdental.com.

6. Concluindo

Ter um prontuário odontológico digital vai além de modernizar a clínica, ele é uma ferramenta que agiliza toda a estrutura da clínica, melhorando fluxos em toda a cadeia.

Que tal aposentar de uma vez por todas a papelada e investir em uma solução de prontuário digital eficiente para a sua clínica odontológica? Acesse o nosso site e conheça o Simples Dental. Temos a certeza de que você gostará muito do nosso sistema!

A confirmação de consultas também é uma dor de cabeça para você? É complicado quando o dentista só tem acesso à agenda quando está no consultório ou precisa falar com a secretária para saber se o paciente confirmou ou cancelou horário. Ou quando não possui nenhuma ação para construir um forte relacionamento com os pacientes.

Com a tecnologia, você não precisa passar por isso nos dias atuais. A confirmação de consultas pode ser agilizada e te ajudar a organizar o dia de forma muito mais prática e ajudar a nutrir uma relacionamento com seus pacientes também. 

Com o Simples Dental você tem uma agenda online que mantém tudo atualizado em tempo real direto no seu celular. Então, você sabe na hora se a consulta foi confirmada ou não e pode se programar.

1. Como funciona a confirmação de consultas

A confirmação de consulta é uma forma de saber se o paciente realmente pretende ir na hora marcada, certo? Até porque ele pode se esquecer ou ter aparecido outro compromisso inadiável no mesmo horário. 

E muitos pacientes simplesmente não voltam quando deveriam e depois ficam reagendando. Só que cada vez que um paciente não comparece e o horário fica vago, é tempo jogado fora, ociosidade em sua clínica, gastos desnecessários e um atendimento que deixou de ser contabilizado. Ou seja, te impedindo de ganhar mais. 

Mas quando a confirmação de consultas funciona, você não deixa o giro do consultório perder o ritmo. Porém depender só da secretária não é a forma mais eficiente de fazer isso. Ela tem muitas outras tarefas no consultório e acaba que muitas consultas canceladas não são reagendadas ou não dá tempo de colocar outro paciente no lugar.

Por isso, todo o processo de agendamento precisa ser eficiente para que a sua estratégia de divulgação e captação de pacientes funcione. Ou seja, uma coisa depende da outra, não é mesmo? 

2. Principais meios utilizados para confirmação de consultas

Assim, há vários meios de fazer a confirmação de consulta, alguns deles mais antigos e já ultrapassados e outros que estão revolucionando a odontologia.

1 – Antigos

Há formas de confirmação de consultas antigas que ainda são adotadas por alguns consultórios.

2 – Ligação

Nesse sistema a secretária telefona para cada paciente da agenda um ou dois dias antes da consulta para fazer a confirmação. É um método lento, que desperdiça tempo e dinheiro. Sem falar que muita gente simplesmente não atende o telefone! Então, a gente não pode dizer que seja um método eficiente.

3 – Mensagens manuais

Outra forma de fazer a confirmação de consultas é mandando mensagens de texto por WhatsApp ou SMS. O conceito em si já é mais moderno e tecnológico, mas fazer isso manualmente é cansativo. E também toma um tempo precioso que a secretária poderia estar resolvendo outros assuntos do consultório. 

4 – Novos

Com tantos avanços na odontologia, claro que a confirmação de consulta também tinha que evoluir, concorda? Hoje há métodos bastante eficientes que otimizam o trabalho da secretária e têm custo baixo.

5 – WhatsApp automatizado

Sabia que 165 milhões de brasileiros entre 16 e 64 anos usam o WhatsApp? E como algumas operadoras permitem o uso ilimitado do aplicativo, sem debitar do consumo do pacote de dados, o mensageiro fica ainda mais popular. E é por isso que tantas empresas, de todas as áreas, gostam tanto dele.

Agora, você sabia que criar mensagens automatizadas pelo WhatsApp para a confirmação de consultas consegue economizar até 30% do tempo da secretária? E é um tempo que ela vai poder direcionar para tarefas mais importantes.

6 – SMS automatizado

Essa mesma automatização também pode ser feita pelo SMS, tanto para a confirmação de consultas quanto para os lembretes de retorno. Pronto, já agilizou muito mais a rotina do consultório!

E as mensagens automáticas do WhatsApp e do SMS podem ser facilmente programadas pelo Simples Dental de forma integrada à agenda online do software. 

7 – App Meu Doutor

Outra forma de fazer uma confirmação de consulta eficiente é através do App Meu Doutor para quem utiliza o Simples Dental. Ele é um aplicativo completo para manter seus pacientes sempre conectados com sua clínica ou consultório. 

Meu Meu Doutor seus pacientes podem confirmar ou cancelar consultas e ainda entrar em contato diretamente pelo próprio WhatsApp. Assim, além de mais integração, eles também têm mais autonomia até para consultar faturas. 

Oferecer um aplicativo exclusivo para seus pacientes com ele se sinta mais cuidado e isso agrega valor ao seu atendimento.

3. A importância da confirmação de consultas

A confirmação de consultas é essencial para evitar perda de tempo e de dinheiro. Afinal, quando um paciente simplesmente falta sem avisar você não tem como preencher o horário com outro paciente, certo? Então uma pessoa que precisa acaba perdendo a oportunidade de ser encaixada na agenda e o seu planejamento financeiro também sai prejudicado.

Por isso, a confirmação de consultas automática é um diferencial em todos os aspectos. Ela otimiza o trabalho da secretária, possibilita uma gestão de tempo mais eficiente, melhora o relacionamento com o cliente e ainda beneficia a gestão da sua clínica com um todo.

4. 7 Dicas para reduzir as faltas no consultório

Mas se a confirmação de consultas automática é essencial, ela é apenas parte de uma estratégia mais abrangente para reduzir as faltas no consultório. Veja 7 dicas que vão te ajudar:

1 – Tenha uma gestão automatizada

A gestão automatizada permite que você tenha um controle total sobre a sua clínica de forma muito simples, rápida e eficiente. Com o Simples Dental você pode acompanhar o comparecimento dos pacientes, o tíquete médio e todos os indicadores que o ajudam a tomar as melhores decisões. 

Assim você sabe se algum dentista está perdendo muitos pacientes, por exemplo, e descobre exatamente o que precisa ou não ser melhorado.

2 – Faça um controle digital de pacientes

Buscar em um monte de papel cada vez que precisa da informação de um paciente não é prático, nem ágil. E quando a agenda está apertada, então, chega a ser estressante. Mas resolver isso é fácil com a odontologia sem papel.

Digitalize todos os dados dos pacientes – prontuários, exames, dados pessoais, anamneses – e acesse tudo de forma fácil e organizada sempre que precisar. Até os pacientes vão se sentir mais seguros e valorizados vendo que seu consultório está alinhado com os novos tempos.

3 – Integre todos os canais de contato com a sua agenda

Você anda com a agenda de papel no bolso? Ou tem que ligar para a secretária para pegar algum contato? Ou só sabe que a consulta foi cancelada quando chega no consultório?

Não precisa passar por nada disso com a agenda online. Basta integrar todos os seus contatos com quantas secretárias e dentistas você precisar. Muito mais controle e comunicação integrada para agilizar o seus dias.

4 – Programe os lembretes automáticos e nutra um relacionamento

Você pode ajudar seus pacientes a se lembrarem das consultas apenas programando lembretes de retorno diretamente na agenda no dia anterior à consulta. Fica simpático e eficiente, sem perda de tempo para ninguém.

Além disso, coloque na rotina da secretária envio de mensagens para celebrar o aniversário ou em datas comemorativas e lembrando de realizar consultas visando a prevenção. Assim, você consegue sempre ser lembrado(a) pelo seu paciente e fica mais difícil, ele desmarcar no momento da consulta. 

5 – Conte com um bom software odontológico

É muito importante contar com soluções tecnológicas completas, elaboradas especialmente para a odontologia. Por isso, busque um bom software odontológico: pesquise, compare e analise bem todas as funcionalidades para ter soluções integradas que realmente façam diferença no atendimento ao paciente. 

6 – Treine sua equipe para o novo normal

Se sua equipe ainda está habituada à confirmação de consultas manual ou por via telefônica, está na hora de mudar. Converse com o pessoal, explique as facilidades e as vantagens que o novo normal traz para a clínica e para a retenção de pacientes através de melhoria dos serviços.

E não esqueça de oferecer um treinamento para que todos saibam usar o software com facilidade, integrando rapidamente as soluções ao dia a dia do consultório. 

7 – Sugira remarcações para quem não confirmar

Com a confirmação de consultas automáticas a integração com os pacientes é mais fácil. Quando o sistema sinalizar que um deles desmarcou ou não confirmou um horário, sugira a remarcação. Assim você estará mostrando que se importa com ele e criando mais um vínculo para fidelização.

5. Como o simples dental pode te ajudar a reduzir faltas no consultório

O Simples Dental é o maior software odontológico da América Latina, com todas as ferramentas que você precisa para reduzir faltas no consultório e fazer sua clínica crescer.

Com ele você tem soluções para todas as partes administrativas e financeiras da clínica, mas também para melhorar ainda mais o relacionamento com os clientes ao mesmo tempo em que otimiza a sua rotina.

Venha conhecer mais sobre o Simples Dental e faça um teste gratuitamente!

1 → O que é prontuário digital e para que serve

Um prontuário digital, assim como um prontuário tradicional, é um documento que deve ser preenchido pelo profissional desde a primeira consulta para reunir todo o histórico odontológico ou médico de um paciente.

De forma ampla, pois para cada categoria o prontuário e seu preenchimento sofrem algumas mudanças, o documento tem dois objetivos principais:

• clínico:
• jurídico.

Sendo a principal diferença entre os dois modelos (digital e físico), a economia (ou gasto) de espaço, tempo e, consequentemente, dinheiro.

2 → Prontuário digital ou prontuário físico, qual usar

Como apontado no início do conteúdo, tanto um prontuário digital, quanto um físico tem um objetivo inicial que é informar ao profissional de saúde o histórico de um paciente. Quais procedimentos foram realizados?, qual tratamento está em andamento?, se o paciente possui alguma alergia a medicamentos, além de informações pessoais, como nome, endereço, etc.

Além disso, o prontuário também serve como documento de resguardo jurídico ao profissional. Segundo o advogado Tertius Rebelo, em artigo para o Jusbrasil, um prontuário bem preenchido é o melhor veículo de proteção para o profissional de saúde, uma vez que, em caso de processo, ele é o primeiro documento a ser analisado no âmbito judicial.

Ciente destes pontos, a escolha pelo uso de um prontuário eletrônico ou físico fica a cargo do administrador da clínica, que pode ponderar sobre os benefícios de um modelo vs o outro.

Benefícios do uso do Prontuário digital

Ao comparar os dois modelos, percebemos que o digital traz benefícios para a clínica que vão além da economia de espaço, embora essa seja uma vantagem importante citada por muitos profissionais.

Economia de Tempo

Um dos meios mais utilizados para armazenar prontuários físicos é por meio de fichários, ou mesmo armários. Contudo, não apenas o espaço e o custo destes equipamentos precisam ser contabilizados. É necessário avaliar quanto tempo você e profissionais da clínica perdem nas tarefas de armazenar, separar e atualizar um prontuário.

Por exemplo, digamos que para encontrar cada ficha seja necessário 3 minutos. Logo, durante uma jornada de 8 horas, se forem atendidos 20 clientes, 1h do dia foi dedicada apenas na procura de prontuários. E estamos falando apenas de um profissional da clínica. Se elevarmos a todos, as horas perdidas são exponenciais.

Além disso, é evidente que, com a pandemia, é preciso pensar na higienização de materiais como canetas e do próprio prontuário.

Segurança

A partir de 1º de agosto de 2021 entra em vigor a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e embora a lei esteja sendo discutida amplamente no setor digital, ela impacta todas as empresas que armazenam dados de seus clientes.

No caso de um prontuário digital, o profissional deve verificar com a empresa fornecedora, quais são as políticas de segurança e como elas funcionam. Já, no caso de uso de prontuários físicos, a clínica é responsável pela segurança destas informações e também o tratamento delas dentro da LGPD.

Acessibilidade e mobilidade

O digital permite que o prontuário seja acessado de qualquer lugar e de qualquer aparelho, você precisa apenas ter acesso à internet. Isso não apenas dá agilidade a um atendimento, quanto pode ser importante para momentos de emergência, onde, nem sempre paciente e profissional estão no consultório.

Centralização das informações

Com um prontuário digital, além das informações “escritas”, é possível ter no mesmo local, imagens e vídeos relacionados a cada paciente.

Economia de espaço

Como um prontuário é essencial para entender o histórico do paciente e para proteção jurídica, clínicas que optam pelo modelo tradicional, além da necessidade da compra de prontuários, que tem um custo médio de R$ 70, a embalagem com 50 unidades, é preciso pensar em como armazená-los, sendo necessário, tanto espaço físico, quanto móveis específicos para o armazenamento com segurança.

3 → Como escolher o melhor modelo de prontuário para sua clínica

Mesmo o prontuário digital tendo tantos benefícios, antes de definir se faz sentido utilizar um prontuário eletrônico ou físico, é preciso avaliar alguns pontos dentro da sua clínica.

Um dos pontos é ter ciência da necessidade de digitalização dos prontuários antigos. Isto é,
se seu foco é aumentar a produtividade e reduzir custos, em um primeiro momento, será necessário fazer esta migração.

Para Luiz Augusto Medeiros, sócio proprietário da Central Odonto Capixaba, apostar na digitalização completa da clínica foi essencial para otimizar o atendimento e agilizar processos..

“Com a digitalização plena da clínica, hoje, temos acesso de forma rápida a imagens de clientes, mesmo antigos, e podemos atualizar os dados em alguns cliques, com a confiança que tudo está seguro na nuvem”.

Dicas para escolher um prontuário digital

É essencial destacar que não faz sentido aderir a um software apenas pelo prontuário digital. Atualmente há no mercado sistemas que possuem várias funcionalidades para transformar sua clínica, dentre elas, o prontuário eletrônico.

Entenda mais sobre estes softwares aqui: Software odontológico: o que é e como funciona.

Prontuário em tela única

Opte por um software que ofereça um prontuário digital onde seja possível visualizar as principais informações do paciente em uma única tela. Este formato, além de agilizar sua análise, facilita a entrevista de anamnese, visualização de exames e a tomada de decisão clínica.

Software 100% online

É essencial buscar um software que seja 100% online. Essa característica além de facilitar o acesso, a mobilidade e a segurança te traz outros benefícios como:

• redução de custos;
• produtividade;
• suporte;
• comunicação com os pacientes;
• disponibilidade 24/7.

Para saber mais sobre softwares online e offline: Diferença entre um software online e offline

Adequação a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)

Com a entrada da LGPD em vigor, todas as empresas que tratam algum dado de seus clientes precisam estar adequadas. Logo, ao buscar um software para sua clínica ou consultório questione sobre como os dados são tratados e como funciona a política de segurança e compartilhamento dos mesmos.

Por fim, a escolha de um prontuário digital traz inúmeros benefícios para a sua clínica, o principal ponto é avaliar não apenas o prontuário, mas sim quais ferramentas irão tornar a sua clínica mais produtiva e moderna.